Cuando un cliente escribe "¿podemos hacer una fiesta para 50 personas el mes que viene?", responde con un solo enlace. Él rellena presupuesto, fechas, catering, AV. Tú recibes un brief estructurado en 5–10 minutos — no tres días de emails de ida y vuelta.
Recibes una consulta del tipo:
Para presupuestar con precisión necesitas al menos 8 piezas de información que faltan: fechas exactas, flexibilidad de fechas, tipo de asistentes (con pernocta vs solo día), requisitos de salas, preferencias de F&B, necesidades AV, rango de presupuesto, y la fecha límite de decisión.
La respuesta tradicional es escribir un email largo de vuelta haciendo 8 preguntas, a veces 12 si quieres ser exhaustivo en términos contractuales. El tiempo medio de respuesta en hoteles MICE europeos para esta clarificación es de 3.4 días según nuestro benchmark de 38.000 propiedades — y el 41% de las consultas simplemente mueren en el ida y vuelta antes de que se envíe ningún presupuesto.
Abajo está la estructura de campos que recomendamos. Cada campo mapea a una decisión específica que el cliente debe tomar, lo que fuerza a la consulta a madurar de "quizás una fiesta" a "brief real".
Congreso / Reunión corporativa / Viaje de incentivo / Retiro directivo / Lanzamiento de producto / Cena de gala / Boda / Formación / Otro. Esto determina si necesitas espacio plenario, breakout rooms, banquete, o setup especializado. Sin esto, estás adivinando.
Fechas específicas, más una casilla "¿es flexible?" con 3 opciones: rígido (solo esta fecha), flexible ±1 semana, o flexible ±1 mes. La flexibilidad es enormemente valiosa para hoteles con inventario fuera de temporada.
Asistentes totales y cuántos necesitan habitación. Un evento de día con 50 personas es muy diferente de 50 delegados con pernocta que necesitan 25 habitaciones dobles.
Capacidad plenaria, número de breakouts, capacidad para banquete, configuración (escuela vs teatro vs forma U). La mayoría de clientes no conocen los términos técnicos — dales un selector visual simple (nosotros usamos iconos).
Coffee breaks (mañana/tarde), comida (buffet/menú/working lunch), cena (3 platos/buffet/gala), requisitos dietéticos (cuentas de vegano/vegetariano/halal/kosher/sin gluten), bar (abierto/de pago/ninguno).
Micrófonos (mano/solapa/diadema), pantallas (número y tamaño), streaming en directo, setup híbrido, cabinas de traducción simultánea, grabación. AV es donde ocurren el 30% de las sorpresas contractuales — capturarlo desde el principio evita disputas.
Tarifa diaria por delegado Y presupuesto total del evento. Algunos clientes solo conocen uno. Dales ambos campos con copy explicativo ("si solo conoces uno, está bien").
¿Cuándo necesitan presupuesto final? ¿Cuándo deciden? ¿Quién es el decisor (procurement, asistente ejecutiva, fundador, agencia)? Este último campo es crítico para tu priorización comercial.
Lo hemos medido en 1.000+ respuestas de hotel. Hoteles usando formulario estructurado vs email libre:
Construir un formulario tú mismo lleva a un desarrollador 2–3 semanas. Easy RFP te da el mismo formulario, hospedado, con tu marca, multilingüe, RGPD-compliant, en 5 minutos. Recibes:
/h/tuhotel/brief que puedes enviar a clientes o pegar en tus auto-respuestasSí. La plantilla de formulario + tu enlace personal /h/tuhotel/brief son gratis para hoteles — siempre. Sin tarjeta de crédito. Monetizamos el lado del organizador (planificadores pagan €45/mes por funciones Pro), no el lado del hotel.
Cada formulario tiene un campo libre "¿algo más que debamos saber?" al final. Los clientes lo usan para "necesitamos un piano" o "el CEO es alérgico a los frutos secos". Específico para ser útil, estructurado para no convertirse en un ensayo.
Solo si tú (y el cliente) optáis por ello. Por defecto, cuando un cliente rellena tu /h/tuhotel/brief, el brief llega solo a ti. Puedes optar por activar "broadcast a mi red" para consultas que no puedes atender (fechas erróneas, sobrevendido) — útil para mantener relaciones cuando tienes que rechazar.
El formulario auto-detecta el idioma del navegador y cambia a EN/DE/FR/IT/PT. El brief llega a ti en tu idioma elegido independientemente de en qué idioma rellenó el cliente.
Añade el nombre de tu hotel, recibe /h/tuhotel/brief, pégalo en tus auto-respuestas. Listo.
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