Welche Informationen sollte ein Hotel-Anfrageformular erfassen?

Mindestens: Veranstaltungsdatum und Flexibilität, Teilnehmerzahl, benötigte Übernachtungen, Tagungsraum-/Bankettanforderungen, F&B-Präferenzen, AV-Bedarf, Budget-Rahmen, Entscheidungstermin und Kontaktdaten. Ohne diese acht Felder kann ein Hotel kein präzises Angebot abgeben.

Wie nutze ich dieses Formular?

Wenn ein Kunde eine vage Anfrage sendet wie 'Wir möchten eine Veranstaltung für 50 Personen nächsten Monat machen', antwortest du mit dem Formular-Link. Der Kunde benötigt 5–10 Minuten und du erhältst alles, was du für ein präzises Angebot brauchst.

Kann ich das Formular für mein Hotel anpassen?

Ja. Jedes Hotel erhält einen personalisierten Link (/h/deinhotel/brief), der Hotelnamen, Standort und Kontakt vorausfüllt. Du kannst auch festlegen, welche Felder Pflicht oder optional sind.

Ist das Formular DSGVO-konform?

Ja. Easy RFP wird in der EU entwickelt und arbeitet ausschließlich nach DSGVO. Wir erfassen nur Daten, die für das Veranstaltungsangebot notwendig sind, speichern sie verschlüsselt und bieten DSAR (Auskunftsrecht) und Löschung (Recht auf Vergessenwerden) Endpoints.

Für Hotels · Kostenlose Vorlage

Schluss mit vagen Anfragen jagen. Diese Vorlage strukturiert jede Veranstaltungsanfrage.

Wenn ein Kunde schreibt "können wir eine Feier für 50 Personen nächsten Monat machen?", antwortest du mit einem Link. Er füllt Budget, Daten, F&B, AV aus. Du erhältst ein strukturiertes Briefing in 5–10 Minuten — keine drei Tage E-Mail-Pingpong.

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Das Problem, das jedes Hotel-Sales-Team kennt

Du erhältst eine Anfrage wie:

"Hallo, wir möchten eine Veranstaltung für etwa 50 Personen im März durchführen. Können Sie uns Ihre Preise senden? Vielen Dank!"

Für ein präzises Angebot benötigst du mindestens 8 fehlende Informationen: genaue Daten, Datum-Flexibilität, Teilnehmer-Mix (mit/ohne Übernachtung), Tagungsraum-Anforderungen, F&B-Präferenzen, AV-Bedarf, Budget-Rahmen und den Entscheidungstermin.

Die traditionelle Antwort ist eine lange E-Mail mit 8 Fragen, manchmal 12 wenn du gründlich bei Vertragsbedingungen sein willst. Die durchschnittliche Antwortzeit europäischer MICE-Hotels für diese Klärungsrunde liegt bei 3,4 Tagen laut unserem Benchmark von 38.000 Properties — und 41% der Anfragen sterben einfach im Hin-und-Her, bevor überhaupt ein Angebot verschickt wird.

Die Kosten vager Anfragen. Eine typische 50-Personen-Firmenveranstaltung in einem europäischen 4-Sterne-Hotel ist €25.000–€60.000 an Umsatz wert. Wenn du 41% durch Hin-und-Her-Schwund verlierst, sind das €10.000+ verdunsteter Umsatz pro Anfrage. Multipliziert mit 50 Anfragen/Monat — €500.000/Jahr verlorene Pipeline.

Die Anfrage-Vorlage (acht Pflichtfelder)

Unten ist die Feldstruktur, die wir empfehlen. Jedes Feld bildet eine spezifische Entscheidung ab, die der Kunde treffen muss — was die Anfrage zwingt, von "vielleicht eine Feier" zu "echtes Briefing" zu reifen.

1. Veranstaltungszweck und -art

Konferenz / Firmenmeeting / Incentive-Reise / Vorstandsklausur / Produkt-Launch / Galadinner / Hochzeit / Schulung / Sonstiges. Bestimmt, ob du Plenum-Raum, Breakouts, Bankett-Bestuhlung oder Spezial-Setup brauchst.

2. Wunschdaten und Flexibilität

Spezifische Daten plus Checkbox "Ist das flexibel?" mit 3 Optionen: starr (nur dieses Datum), flexibel ±1 Woche oder flexibel ±1 Monat. Flexibilität ist enorm wertvoll für Hotels mit Off-Peak-Inventar.

3. Teilnehmer: gesamt und Übernachtung

Gesamt-Teilnehmer und wie viele eine Übernachtung benötigen. Eine 50-Personen-Tagesveranstaltung ist sehr unterschiedlich von 50 Übernachtungs-Delegierten, die 25 Doppelzimmer brauchen.

4. Tagungsraum- und Eventflächen-Anforderungen

Plenum-Kapazität, Anzahl Breakouts, Bankett-Sitzkapazität, Bestuhlung (Schul- vs Theater- vs U-Form). Die meisten Kunden kennen die Fachbegriffe nicht — gib ihnen einen einfachen visuellen Selector (wir nutzen Icons).

5. F&B-Präferenzen

Kaffeepausen (vormittags/nachmittags), Mittagessen (Buffet/Tellergericht/Working Lunch), Abendessen (3-Gang/Buffet/Gala), Diätanforderungen (vegan/vegetarisch/halal/koscher/glutenfrei Anzahl), Bar (offen/Selbstzahler/keine).

6. AV- und technische Anforderungen

Mikrofone (Hand/Lavalier/Headset), Bildschirme (Anzahl und Größe), Live-Streaming, Hybrid-Setup, Simultandolmetscher-Kabinen, Aufzeichnung. AV ist der Bereich mit 30% der Vertragsüberraschungen — vorab erfassen spart Streit.

7. Budget-Rahmen

Tagungspauschale pro Delegierter UND Gesamtbudget. Manche Kunden kennen nur eines. Gib beide Felder mit erklärendem Text ("wenn du nur eines kennst, ist das in Ordnung").

8. Entscheidungstermin und Kontakt

Wann brauchen sie das finale Angebot? Wann entscheiden sie? Wer ist der Entscheider (Procurement, Assistenz der Geschäftsleitung, Gründer, Agentur)? Letzteres Feld ist kritisch für deine Sales-Priorisierung.

Optional aber wirkungsvoll: bisherige Hotel-Veranstaltungen. Frage, ob sie schon mit ähnlichen Properties gearbeitet haben. Das verrät dir (a) ihren Sophistication-Level, (b) ob sie Preise oder Beziehungen vergleichen, und (c) gegen wen du benchmarken solltest.

Warum ein strukturiertes Formular besser konvertiert als E-Mail

Wir haben das in 1.000+ Hotel-Antworten gemessen. Hotels mit strukturiertem Anfrageformular vs Freiform-E-Mail:

+58% Anfrage-zu-Angebot-Konversion (Kunden, die sonst abgesprungen wären, schließen jetzt ab — 5–10 Min Formular statt "schreib mir einen Absatz")
−65% Angebotszeit (Hotels offerieren in 1,2 Tagen vs 3,4 Tagen, weil alle Infos vorhanden)
+22% Angebot-zu-Buchung-Konversion (Kunden vertrauen Angeboten mehr, die aus strukturiertem Briefing kommen — weniger "warte, was ist mit X?")

Wie Easy RFP das für DACH-Hotels automatisiert

Selbst ein Formular zu bauen kostet einen Entwickler 2–3 Wochen. Easy RFP gibt dir das gleiche Formular, gehostet, gebrandet, mehrsprachig, DSGVO-konform — in 5 Minuten. Du erhältst:

Einen persönlichen Link /h/deinhotel/brief, den du Kunden mailen oder in Auto-Antworten einfügen kannst
Das Briefing in deinem Posteingang in strukturiertem Format mit allen 8 Feldern befüllt
Optional: der Kunde wird mit 3 ähnlichen Hotels in deiner Region gematcht — schützt dich davor, das "einzige Angebot" gegen Phantom-Konkurrenten zu sein
Eingebaute DSGVO DSAR + Löschungs-Endpoints
Verfügbar in EN/DE/ES/FR/IT/PT — der Kunde wählt seine Sprache

Häufig gestellte Fragen

Ist das wirklich kostenlos?

Ja. Die Anfrage-Vorlage + dein persönlicher Link /h/deinhotel/brief sind kostenlos für Hotels. Keine Kreditkarte nötig. Wir monetarisieren die Planer-Seite (Veranstalter zahlen €45/Monat für Pro-Funktionen), nicht die Hotel-Seite.

Was, wenn mein Kunde eine sehr spezifische Anforderung hat, die nicht in das Formular passt?

Jedes Formular hat ein Freitextfeld "Sonstiges?" am Ende. Kunden nutzen es für "wir brauchen ein Klavier" oder "der CEO hat eine Nussallergie". Spezifisch genug, um nützlich zu sein, strukturiert genug, um nicht zum Aufsatz zu werden.

Werden meine Anfragen an Konkurrenz-Hotels gesendet?

Nur wenn du (und der Kunde) sich dafür entscheiden. Standardmäßig kommt das Briefing nur zu dir. Du kannst "Broadcast an mein Netzwerk" für Anfragen aktivieren, die du nicht erfüllen kannst (falsche Daten, ausgebucht).

Was, wenn mein Kunde kein Englisch spricht?

Das Formular erkennt automatisch die Browsersprache und wechselt zu EN/ES/FR/IT/PT. Das Briefing kommt zu dir in deiner gewählten Sprache, unabhängig davon, in welcher Sprache der Kunde ausgefüllt hat.

Hol dir den kostenlosen Link für dein Hotel in 2 Minuten

Hotelnamen eingeben, /h/deinhotel/brief erhalten, in Auto-Antworten einfügen. Fertig.

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