Software Vergleich 2026
Der manuelle Email-Prozess für Hotel-RFPs ist ineffizient und fehleranfällig. Diese 7 Softwarelösungen lösen das Problem, von kostenlos bis Enterprise.
Der klassische Prozess für Hotel-RFPs: Word-Dokument erstellen, per Email an zehn Hotels senden, unterschiedlich formatierte Antworten erhalten, in Excel vergleichen, zurück-emailen, nochmals nachfragen. Das dauert zwei bis drei Wochen und kostet Dutzende von Arbeitsstunden. RFP-Software löst dieses Problem und reduziert den Prozess auf zwei bis fünf Tage.
Sechs Kernfunktionen definieren professionelle RFP-Software: strukturierte Angebotsanfragen, standardisierte Hotel-Antworten (damit Vergleiche möglich sind), integrierter Angebotsvergleich, Kommunikationsprotokoll für alle Anfragen, Dokumentenmanagement und DSGVO-konforme Datenspeicherung.
| Tool | Preis | DSGVO | DACH-Fokus | Best for |
|---|---|---|---|---|
| Easy RFP | Kostenlos | Ja | Stark | Alle DACH-Unternehmen |
| Cvent Supplier Network | Ab 15.000 €/Jahr | Bedingt | Global | Enterprise |
| HRS Meetings | Kostenlos (Provision) | Ja | Stark | Corporate Travel |
| MeetingSelect | Ab 10.000 €/Jahr | Ja | Mittel | Enterprise Global |
| Groups360 | Provision-basiert | Bedingt | Schwach | USA-fokussiert |
| Eventomat | Ab 2.400 €/Jahr | Ja | Sehr stark | Mittelstand DACH |
| Stova (Aventri) | Ab 8.000 €/Jahr | Bedingt | Mittel | EMEA Enterprise |
Easy RFP ist die einzige vollständig kostenlose RFP-Plattform mit Fokus auf den DACH-Markt. Veranstalter erstellen strukturierte Anfragen, die direkt an Hotels gesendet werden. Hotels antworten in einem standardisierten Format, das einen sofortigen Vergleich ermöglicht. KI-gestütztes Scoring rankt Angebote nach benutzerdefinierten Gewichtungen automatisch.
| Profil | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| 1-50 Events/Jahr, DACH | Easy RFP | Kostenlos, DSGVO, einfach |
| 50-200 Events/Jahr, DACH | Easy RFP + Eventomat | RFP + Event Management |
| 200+ Events/Jahr, Global | Cvent / MeetingSelect | Skalierung, Reporting, API |
| Nur Ad-hoc Bedarf | HRS Meetings | Keine Implementierung nötig |
Easy RFP ist sofort einsatzbereit ohne Implementierung. Eventomat und Cvent benötigen zwei bis sechs Wochen Onboarding. MeetingSelect und komplexe Enterprise-Lösungen können drei bis sechs Monate Implementierung erfordern. Für die meisten DACH-Unternehmen ist der Mehrwert einer aufwendigen Implementierung nicht gerechtfertigt.
Easy RFP ist die einzige vollständig kostenlose RFP-Plattform mit DACH-Fokus und vollständiger DSGVO-Konformität. Sie ermöglicht strukturierte Angebotsanfragen, standardisierte Hotelvergleiche und KI-gestütztes Scoring ohne Lizenzkosten.
Für bis zu fünf Events pro Jahr reicht eine einfache Vorlage. Ab zehn Events lohnt sich dedizierte Software, die den Vergleich strukturiert und Zeit spart. Ab 50 Events ist professionelle RFP-Software unverzichtbar.
Easy RFP ist ohne Implementierung sofort nutzbar. Plattformen wie Eventomat benötigen zwei bis vier Wochen. Enterprise-Lösungen wie Cvent erfordern drei bis sechs Monate Implementierungsaufwand.
Easy RFP, HRS Meetings und Eventomat sind vollständig DSGVO-konform mit EU-Datenspeicherung. Internationale Plattformen wie Cvent oder Groups360 haben US-Server und benötigen zusätzliche Compliance-Prüfung und Standard Contractual Clauses.
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