Kostenlose Vorlage 2026
Ein gutes RFP spart Wochen an Nachfragen und führt zu präzisen, vergleichbaren Angeboten. Hier ist die vollständige Vorlage mit Erklärungen.
Ein Request for Proposal (RFP) ist das zentrale Dokument jeder Tagungshotel-Ausschreibung. Qualität und Vollständigkeit des RFPs entscheiden direkt über die Qualität der Angebote, die Sie erhalten. Ein lückenhaftes RFP führt zu Angeboten mit vielen offenen Fragen, was Wochen an Nachkorrespondenz kostet.
| Information | Beispiel | Warum wichtig |
|---|---|---|
| Eventname | Jahresplanungsklausur 2026 | Hotel kann Erfahrung prüfen |
| Eventtyp | Klausurtagung (intern) | Beeinflusst Raumauswahl |
| Teilnehmerzahl | 45 Personen | Kapazitätsplanung |
| Wunschdaten | 15.-17. März 2026 (Flex: ±1 Woche) | Verfügbarkeitsprüfung |
| Alternativdaten | 22.-24. März 2026 | Erhöht Angebotschancen |
Geben Sie exakte Zimmeranzahl und -typ an. Unterscheiden Sie zwischen Einzelzimmern und Doppelzimmern. Nennen Sie spezielle Anforderungen: Behindertengerechte Zimmer, Nichtraucherzimmer, Zimmer für VIPs. Fragen Sie nach Early-Check-in und Late-Check-out Optionen sowie Preisen.
Spezifizieren Sie Anzahl und Größe der benötigten Räume, Bestuhlung (Theater, Classroom, U-Form, Bankett), Sonderanforderungen (Schallschutz, natürliches Licht, Klimaanlage), AV-Grundausstattung und Breakout-Räume.
Listen Sie alle F&B-Komponenten auf: Kaffee-Pausen (Anzahl und Inhalte), Mittagessen (Buffet oder Menü, Sitzplätze), Abendessen (falls zutreffend), Getränkeversorgung im Raum, Diätanforderungen und Allergene. Je spezifischer, desto vergleichbarer die Angebote.
Definieren Sie Mindestanforderungen: Beamer oder LED-Wand und Mindestauflösung, Ton- und Mikrofonsystem, Internetbandbreite (mindestens X Mbit/s symmetrisch), Simultandolmetschen (falls relevant), Streaming-Infrastruktur.
Nennen Sie Sonderanforderungen: Teambuilding-Aktivitäten, Shuttle-Service, Wellnessbereich-Zugang, Außengelände, Parkplätze für Autos, Ladestationen für E-Fahrzeuge.
Klären Sie im RFP vorab: Gewünschte Stornierungskonditionen (mindestens 60/30/14 Tage), Zahlungsziel, Haftung bei Ausfall, Force Majeure Klausel, Mindestverbrauch F&B.
Teilen Sie dem Hotel mit, wie Sie das Angebot bewertet werden: Entscheidungsdatum, Ansprechpartner, gewünschtes Angebotsformat. Benennen Sie klar, nach welchen Kriterien Sie entscheiden, damit das Hotel das Angebot darauf ausrichten kann.
Easy RFP bietet eine kostenlose digitale RFP-Plattform, die alle acht Module abdeckt und Hotels strukturierte Antworten abfordert, die direkt vergleichbar sind. Statt Excel-Sheets und Email-Anhängen bekommen Sie ein Dashboard mit allen Angeboten nebeneinander.
Ein RFP (Request for Proposal) ist eine strukturierte Angebotsanfrage, die alle relevanten Anforderungen für ein Event beschreibt. Hotels antworten mit maßgeschneiderten Angeboten, die nach dem RFP direkt vergleichbar sind.
Ein professionelles RFP hat in der Regel zwei bis vier Seiten oder entsprechende digitale Formularseiten. Zu kurz führt zu unvollständigen Angeboten, zu lang schreckt Hotels ab. Fokussieren Sie auf die acht Kernmodule.
Drei bis fünf Hotels sind ideal. Mehr als fünf erhöht den Verwaltungsaufwand überproportional, weniger als drei reduziert den Wettbewerb. Schicken Sie nur an Hotels, die Ihre Grundanforderungen erfüllen können.
Mit einer guten Vorlage dauert das Ausfüllen 20 bis 40 Minuten. Easy RFP bietet geführte Formulare, die alle wichtigen Punkte abfragen und das fertige RFP automatisch an ausgewählte Hotels versenden.
Erstellen Sie Ihr RFP in 10 Minuten und erhalten Sie strukturierte Angebote von geprüften Tagungshotels in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz.
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