Plattformvergleich 2026
Von kostenlos bis Enterprise: Wir zeigen, welche Buchungsplattform für welchen Veranstaltungstyp und welches Budget die beste Wahl ist.
Tagungshotel-Buchungsplattformen haben sich in den letzten fünf Jahren dramatisch entwickelt. Was früher ein einfacher Marktplatz war, ist heute ein komplexes Ökosystem aus RFP-Tools, KI-gestütztem Angebotsvergleich und integrierten Payment-Lösungen. Dieser Vergleich hilft Ihnen, die richtige Plattform für Ihr Unternehmen zu finden.
| Plattform | Typ | Kosten/Jahr | Best for |
|---|---|---|---|
| Easy RFP | RFP & Vergleich | Kostenlos | Alle DACH-Unternehmen |
| HRS Meetings | Marketplace | Indirekt | Corporate Travel |
| MeetingSelect | Full Suite | 10.000 - 30.000 € | Enterprise Global |
| Cvent | Full Suite | 15.000 - 65.000 € | Enterprise USA |
| Hotel Planner | Marketplace | Provisionsbasiert | USA-Events |
| Groups360 | Instant Booking | Provisionsbasiert | Standardisierte Events |
| Eventomat | DACH Full Suite | 2.400 - 8.000 € | Mittelstand DACH |
| Conftool | Konferenz-Suite | 990 - 3.500 € | Wissenschaftl. Events |
Es gibt zwei grundlegende Modelle. RFP-Plattformen (Request for Proposal) ermöglichen es, individuelle Anforderungen zu definieren und strukturierte Angebote zu erhalten. Instant-Booking-Plattformen zeigen verfügbare Locations mit Festpreisen. Für komplexe Tagungen mit spezifischen Anforderungen sind RFP-Plattformen überlegen, da Hotels ihre Angebote individuell anpassen können.
Plattformen wie HRS Meetings und Groups360 verdienen durch Hotelprovision (sieben bis 15 Prozent). Für Veranstalter scheinbar kostenlos, aber Hotels kalkulieren die Provision in die Preise ein. Das Ergebnis: Veranstalter zahlen indirekt mehr.
Cvent und MeetingSelect verkaufen Jahreslizenzen. Das Modell ist transparent, aber teuer. Lohnt sich erst ab hohem Event-Volumen (typisch: mehr als 100 Events pro Jahr).
Easy RFP ist vollständig kostenlos ohne versteckte Provisionen. Das Modell basiert darauf, dass Hotels für zusätzliche Sichtbarkeit optional zahlen können, während der Grundservice für Veranstalter immer gratis bleibt.
| Unternehmensprofil | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| 1-20 Events/Jahr, DACH | Easy RFP | Kostenlos, einfach, DSGVO |
| 21-100 Events/Jahr, DACH | Easy RFP + Eventomat | Beste Kosten-Nutzen-Ratio |
| 100+ Events/Jahr, Global | MeetingSelect / Cvent | Skalierung, Reporting |
| Wissenschaftl. Konferenzen | Conftool + Easy RFP | Abstract-Mgmt + Hotel-RFP |
| Ad-hoc Hotelsuche | HRS Meetings | Schnell, breite Abdeckung |
Für die meisten deutschen Unternehmen mit bis zu 100 Events pro Jahr bietet Easy RFP die beste Kombination aus Qualität, DSGVO-Konformität und Kosten (kostenlos). Für globale Unternehmen mit mehr als 100 Events können MeetingSelect oder Cvent sinnvoll sein.
RFP-Plattformen ermöglichen individuelle Anfragen mit spezifischen Anforderungen und strukturierte Angebote. Marktplätze zeigen Listings mit Standardpreisen. Für komplexe Tagungen sind RFP-Plattformen überlegen.
Easy RFP, HRS Meetings, Eventomat und Conftool sind vollständig DSGVO-konform und speichern Daten auf europäischen Servern. Internationale Plattformen wie Cvent oder Groups360 haben US-Server und erfordern zusätzliche Compliance-Prüfung.
Ja, Easy RFP ist vollständig kostenlos für Veranstalter. Die Plattform ermöglicht kostenlose RFP-Erstellung, Angebotseinholung und strukturierten Vergleich von Tagungshotel-Angeboten.
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