HRS Meetings ist im DACH-Raum bekannt und fuer viele Planer der erste Anlaufpunkt. Aber es gibt Alternativen, die schneller, transparenter und fuer kleinere Teams besser geeignet sind. Hier ist der ehrliche Vergleich.
Wer in Deutschland Tagungshotels sucht, kennt HRS. Aber nicht jedes Unternehmen hat HRS-Unternehmensvertraege, und nicht jeder Planer ist zufrieden mit der Antwortgeschwindigkeit und Transparenz der Plattform.
Was bietet HRS Meetings?
HRS Meetings ist das Meetings-und-Veranstaltungsmodul von HRS, dem deutschen Business-Travel-Spezialisten. Die Plattform ermoеglicht es Planern, Anfragen fuer Tagungsraeume, Zimmerblocks und Verpflegung an Hotels zu senden, die im HRS-Netzwerk registriert sind. Die groesste Staerke von HRS Meetings liegt in der Integration: Unternehmen, die bereits HRS fuer Geschaeftsreisen nutzen, koennen das Meetings-Modul oft ohne zusaetzliche Vertraege aktivieren.
Das HRS-Hotelnetzwerk ist in Deutschland und Oesterreich gut abgedeckt. Fuer grosse Tagungsstaedte wie Frankfurt, Muenchen, Berlin und Wien bietet HRS eine zuverlaessige Auswahl. Die Plattform ist auf Deutsch verfuegbar und wird von vielen deutschen Einkaufsabteilungen bevorzugt, weil sie in bestehende Travel-Policy-Strukturen passt.
Wo HRS Meetings an Grenzen stoesst
Die haeufigsten Kritikpunkte von Planern, die mit HRS Meetings arbeiten, beziehen sich auf drei Bereiche: Reaktionszeiten, Transparenz und Flexibilitaet ausserhalb der Kernstaedte.
- Reaktionszeiten: Ausserhalb der grossen deutschen Staedte berichten viele Planer von langen Wartezeiten auf Hotelangebote. Kleinere Tagungshotels in der Rhein-Main-Region, Bayern oder Norddeutschland sind zwar im System, aber nicht immer aktiv.
- Angebotstransparenz: HRS-Angebote kommen in unterschiedlichen Formaten. Ein direkter Vergleich mehrerer Hotels ist nicht immer auf einen Blick moeglich.
- Zugang ohne Unternehmensvertrag: Wer kein HRS-Corporate-Agreement hat, bekommt keinen Zugang zu den Unternehmenskonditionen. Fuer Start-ups, Agenturen und mittelstaendische Unternehmen ohne HRS-Vertrag ist die Plattform dadurch weniger attraktiv.
- Schweiz und Benelux: Die Abdeckung ausserhalb Deutschlands und Oesterreichs ist deutlich duenner als im DACH-Kernmarkt.
Die besten HRS Meetings Alternativen 2026
Easy RFP: Europaeischer Fokus, schneller Einstieg
Easy RFP ist eine europaeische Plattform, die speziell fuer MICE-Planer entwickelt wurde, die strukturiert, transparent und DSGVO-konform arbeiten wollen. Anders als HRS setzt Easy RFP auf ein offenes Modell: Kein Unternehmensvertrag erforderlich, kein langwieriger Onboarding-Prozess. Sie erstellen Ihr Briefing, versenden es an qualifizierte Hotels und vergleichen die Angebote in einer einheitlichen Ansicht.
Besonders attraktiv fuer Pharmaunternehmen, Finanzdienstleister und andere Branchen mit strikten Compliance-Anforderungen: Alle Daten werden DSGVO-konform auf europaeischen Servern verarbeitet, und es gibt einen vollstaendigen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Cvent Supplier Network: Fuer globale Konzerne
Cvent ist der globale Standard fuer grosse Event-Teams. Die Plattform bietet eine umfangreiche internationale Hoteldatenbank und leistungsfaehige Reporting-Funktionen. Der Einstieg ist jedoch mit erheblichen Kosten und Implementierungsaufwand verbunden. Fuer Unternehmen mit mehr als 50 Veranstaltungen pro Jahr und einem dedizierten Event-Procurement-Team die staerkste Loesung auf dem Markt.
Meetingsbooker / Venuesearch: Nordeuropaeischer Schwerpunkt
Diese Plattformen haben ein starkes Netzwerk in Skandinavien und Grossbritannien. Fuer DACH-Veranstaltungen ist die Abdeckung geringer. Gut geeignet fuer Ad-hoc-Buchungen, weniger fuer strategisches Sourcing mit komplexen Anforderungen.
Direktvergleich: HRS Meetings vs. Easy RFP
Beide Plattformen richten sich an europaeische MICE-Planer, unterscheiden sich aber in ihrem Ansatz erheblich. HRS bietet einen tiefen Zugang zum deutschen Hotelmarkt, setzt aber ein bestehendes Unternehmensverhaeltnis voraus. Easy RFP ist von Anfang an offen zugaenglich, strukturiert den gesamten RFP-Prozess und bietet einen direkten Angebotsvergleich.
Fuer Planer, die erstmalig mit einem strukturierten RFP-Prozess starten wollen, ist Easy RFP die niederschwelligere Option. Fuer grosse Unternehmen mit bestehenden HRS-Vertraegen und einem hohen Buchungsvolumen im deutschen Markt kann HRS Meetings die bessere Integration bieten.
Testen Sie jede Plattform mit einer echten Anfrage. Messen Sie, wie lange es von der Briefing-Erstellung bis zum ersten Hotelangebot dauert und wie leicht die Angebote vergleichbar sind. Das sind die zwei entscheidenden Qualitaetsmerkmale im Praxistest.
Fuer wen ist ein Wechsel sinnvoll?
Ein Wechsel von HRS Meetings zu einer Alternative lohnt sich, wenn Sie regelmaessig Veranstaltungen ausserhalb der grossen deutschen Staedte planen, wenn Ihr Unternehmen keinen HRS-Corporate-Vertrag hat, oder wenn Sie einen direkteren, transparenteren Angebotsvergleich benoetigen. Auch Agenturen, die fuer mehrere Kunden gleichzeitig planen, profitieren von einer Plattform ohne exklusiven Unternehmensvertrag.
Wenn Sie hauptsaechlich grosse Konzernveranstaltungen in Frankfurt, Muenchen und Berlin planen und Ihren bestehenden HRS-Vertrag nutzen koennen, gibt es wenig Grund zu wechseln. In allen anderen Faellen lohnt es sich, Easy RFP oder Cvent zu evaluieren.