E-Mail und Excel reichen fuer professionelles Hotel-Sourcing nicht mehr aus. Dieser Vergleich zeigt die relevantesten Loesungen fuer europaeische MICE-Planer, was sie leisten, was sie kosten und fuer wen sie geeignet sind.
Der europaeische MICE-Markt waechst, aber die Werkzeuge vieler Planer stammen noch aus dem letzten Jahrzehnt. Wer 2026 noch Hotel-Anfragen per Einzel-E-Mail versendet, verliert Zeit, Ueberblick und Verhandlungsmasse.
Warum E-Mail und Excel nicht mehr ausreichen
Die typische Situation in der Praxis: Ein Event-Planer schickt individuelle Anfragen an acht bis zwoelf Hotels, erhaelt Antworten in sieben verschiedenen Formaten, traegt die Daten manuell in eine Excel-Tabelle ein und verliert dabei den Ueberblick ueber Versionen, Nachfragen und Verhandlungsstufe. Der gesamte Prozess dauert im Schnitt zwei bis drei Arbeitstage pro Veranstaltung.
Hinzu kommt das Qualitaetsproblem: Hotels, die keine strukturierte Anfrage erhalten, liefern keine strukturierten Angebote. Das macht den Preisvergleich schwierig und fuehrt dazu, dass versteckte Kosten wie AV-Pauschalen, Parkgebuehren oder Mindestverzehrklauseln erst bei der Vertragsunterzeichnung auffallen.
Professionelle Hotel-RFP-Software loest beide Probleme: Sie standardisiert den Briefing-Prozess, erzwingt vergleichbare Angebotsstrukturen und zentralisiert die gesamte Kommunikation in einer Plattform.
Worauf kommt es bei Hotel RFP Software an?
Nicht jede Loesung passt zu jedem Unternehmen. Bei der Auswahl sollten Sie folgende Kriterien pruefen:
- Europaeische Hoteldatenbank: Wie viele Hotels in Ihren Zielmärkten (DACH, Benelux, Nordics) sind tatsaechlich angebunden und aktiv?
- Angebotsvergleich: Koennen Sie mehrere Hotelvorschlaege nebeneinander sehen, mit denselben Datenpunkten, ohne manuelle Aufbereitung?
- DSGVO-Konformitaet: Werden Daten auf europaeischen Servern verarbeitet? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
- Integration: Laesst sich die Software in bestehende Tools integrieren (Outlook, Teams, Procurement-Systeme)?
- Kosten: Lizengebuehren, Transaktionsgebuehren oder provisionsbasiertes Modell? Was ist bei Ihrem Buchungsvolumen guenstiger?
Die wichtigsten Loesungen im Vergleich
Cvent
Cvent ist der globale Marktfuehrer fuer Event-Management-Software und bietet mit Cvent Supplier Network einen umfangreichen Venue-Finder mit RFP-Funktion. Die Plattform ist maechtig, entsprechend komplex und vor allem fuer grosse Konzerne mit dedizierten Event-Teams konzipiert. Fuer mittelstaendische Unternehmen oder kleinere Teams ist die Einstiegshuerde hoch, sowohl technisch als auch preislich.
HRS Meetings
HRS Meetings ist die Meetings-Loesung des deutschen Reisedienstleisters HRS und im DACH-Raum gut bekannt. Die Integration in bestehende HRS-Corporate-Vertraege ist ein Vorteil fuer Unternehmen, die HRS bereits fuer Geschaeftsreisen nutzen. Die Angebotsqualitaet variiert aber stark je nach Hotel und Region. Planer berichten haeufig von laengeren Reaktionszeiten ausserhalb der grossen deutschen Staedte.
Meetingsbooker / Venuesearch
Diese britisch-skandinavischen Plattformen haben ein starkes Netzwerk im nordeuropaeischen Raum. Fuer Veranstaltungen in der DACH-Region ist die Abdeckung deutlich schwaecher. Sie eignen sich gut fuer Ad-hoc-Buchungen, weniger fuer strategisches Hotel-Sourcing mit Compliance-Anforderungen.
Easy RFP
Easy RFP ist speziell fuer den europaeischen MICE-Markt entwickelt worden. Der Fokus liegt auf strukturierten Angebotsanfragen, transparentem Angebotsvergleich und DSGVO-konformer Verarbeitung auf europaeischen Servern. Die Plattform ist schlanker als Cvent und dadurch schneller im Einsatz: Von der ersten Anfrage bis zum Angebotsvergleich vergehen in der Regel zwei bis drei Tage statt zwei Wochen.
Preise und Kosten im Vergleich
Hotel-RFP-Software arbeitet mit sehr unterschiedlichen Preismodellen. Cvent verlangt Jahreslizenzen im fuenf- bis sechsstelligen Euro-Bereich und richtet sich klar an Grossunternehmen. HRS Meetings ist in bestehende HRS-Vertraege integriert, aber die genauen Konditionen variieren je nach Unternehmensvertrag. Kleinere Plattformen wie Meetingsbooker oder Venuesearch arbeiten haeufig mit Transaktionsgebuehren oder nehmen Provisionen von Hotels.
Easy RFP bietet einen kostenfreien Einstieg, der es Planern ermoеglicht, die Plattform ohne Risiko auszuprobieren. Das ist besonders attraktiv fuer mittelstaendische Unternehmen, die den Prozess modernisieren wollen, ohne sofort in eine teure Jahreslizenz zu investieren.
Bevor Sie sich fuer eine Software entscheiden, testen Sie sie mit einer echten Veranstaltungsanfrage. Schauen Sie, wie lange es von der Briefing-Erstellung bis zum ersten Hotelangebot dauert. Das ist der praxisnaeheste Qualitaetstest.
Fuer wen ist welche Loesung geeignet?
Cvent eignet sich fuer globale Konzerne mit mehr als 50 Veranstaltungen pro Jahr und einem dedizierten Event-Procurement-Team. HRS Meetings ist die logische Wahl, wenn Ihr Unternehmen bereits HRS-Corporate-Konditionen hat und das Meetings-Modul ohne zusaetzlichen Aufwand aktivieren kann. Easy RFP richtet sich an Unternehmen jeder Groesse, die in Europa Veranstaltungen planen und dabei strukturiert, transparent und DSGVO-konform vorgehen wollen.
Ein wichtiger Faktor, der oft uebersehen wird: Wie gut ist der Support bei Problemen oder Rueckfragen? Cvent laeuft ueber dedizierte Account-Manager, aber bei kleineren Anfragen kann die Reaktionszeit lang sein. Easy RFP bietet direkten Support in Deutsch, Englisch und weiteren europaeischen Sprachen.