Realistische Catering-Budgets fuer Tagungen 2026. Kaffeepause 8-15 EUR, Mittagsbuffet 35-65 EUR, Abendessen 80-150 EUR. Komplette Preisstruktur.
Catering ist nach Raummiete der groesste Einzelposten bei Tagungen. Viele Event-Planer werden von Catering-Rechnungen ueberrascht. Dieser Guide gibt Ihnen realistische Marktpreise und Spartipps fuer 2026.
| Catering-Leistung | Budget-Hotel | Business-Hotel | Premium-Hotel |
|---|---|---|---|
| Willkommens-Kaffee + Gebaeck | 8-12 EUR/Person | 12-18 EUR/Person | 18-28 EUR/Person |
| Kaffeepause (1x) | 8-12 EUR/Person | 12-18 EUR/Person | 18-28 EUR/Person |
| Mittagessen (Buffet) | 25-38 EUR/Person | 38-55 EUR/Person | 55-80 EUR/Person |
| Mittagessen (Menü 2-gängig) | 28-42 EUR/Person | 42-65 EUR/Person | 65-100 EUR/Person |
| Cocktail-Reception (2h) | 30-45 EUR/Person | 45-70 EUR/Person | 70-120 EUR/Person |
| Gala-Dinner (3-gängig) | 55-80 EUR/Person | 80-130 EUR/Person | 130-220 EUR/Person |
| Full-Day Tagungspauschale | 45-65 EUR/Person | 65-90 EUR/Person | 90-140 EUR/Person |
Die meisten Full-Day-Tagungspauschalen in Deutschland enthalten: Willkommens-Kaffee, 2 Kaffeepausen (vormittags und nachmittags), Mittagessen (Buffet oder Menü), Wasser und Softdrinks ganztaetig. Nicht enthalten sind: Alkohol, Snacks ausserhalb der Pausen, Abendessen und Spezial-Catering-Wuensche.
Mittagessen im Hotel kostet 38-55 EUR/Person. Lunchtreff in einem benachbarten Restaurant: 20-35 EUR. Bei Stadtlocations koennen Sie bis zu 30% sparen, wenn Sie Teilnehmer fuer das Mittagessen in nahe liegende Restaurants schicken (mit Vorabreservierung und Fixed-Menu).
Einzelabrechnung fuer Getraenke kann bei abendlichen Events teuer werden. Verhandeln Sie stattdessen eine "All-inclusive"-Flat fuer definierte Getraenke (Bier, Wein, Mineralwasser, Softdrinks): typisch 25-40 EUR/Person fuer 3 Stunden.
Pflanzliches Catering ist oft 10-20% guenstiger als Fleisch-Menüs und gleichzeitig nachhaltiger. Bieten Sie es als Option an -- viele Teilnehmer schaetzen die Auswahl.
Erheben Sie Allergie- und Ernaehrungsbeduerfnisse bei der Anmeldung (DSGVO-konform mit Einwilligung). Geben Sie dem Hotel die Liste mindestens 5 Werktage vor dem Event. Hotels, die erst am Veranstaltungstag von speziellen Anforderungen erfahren, koennen oft keine optimale Loesung liefern. Typische Quote: 15-20% der Teilnehmer haben spezifische Ernaehrungsbeduerfnisse (vegan, vegetarisch, glutenfrei, laktosefrei, Allergien).
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Jetzt kostenlos startenEin Mittagsbuffet fuer 50 Personen in einem 4-Sterne-Tagungshotel kostet typischerweise 38-55 EUR pro Person, also 1.900-2.750 EUR gesamt. Ein 2-gaengiges Menü liegt bei 42-65 EUR pro Person. Beim Preisvergleich immer nach Inklusivleistungen fragen: Sind Getraenke enthalten? Sind Desserts im Preis?
Als Faustregel: 2-3 Tassen Kaffee/Tee pro Person und Tag. 1-1.5 Liter Wasser und Softdrinks pro Person und Tag. Fuer Nachmittagspausen: zusaetzlich 1 Tasse Kaffee. Hotels arbeiten mit ahnlichen Richtwerten -- schauen Sie, ob Mehrverbrauch oder Wenigerverbrauch mit dem Hotel verrechenbar ist.
Willkommens-Kaffee findet bei Ankunft statt (meist 30 Minuten vor Programmbeginn), bietet Kaffee/Tee und kleines Gebaeck. Eine Kaffeepause (vormittags und nachmittags) waehrend des Programms bietet haeufig Kaffee, Tee, Getraenke und Snacks (Obst, Kekse, Minipralineen). Beide sind in der Tagungspauschale enthalten.
Nein. Catering bei Tagungen unterliegt dem regulaeren Mehrwertsteuersatz von 19% in Deutschland (oder 7% fuer einfache Speisen zum Mitnehmen -- relevant bei Lunch-Boxen). Als Unternehmen koennen Sie die Mehrwertsteuer als Vorsteuer abziehen. Pruefen Sie den Netto-/Brutto-Ausweis in Hotelrechnungen.