F&B Minimum erklaert

F&B Minimum bei Tagungshotels: Was Sie wissen muessen

Was ist ein F&B Minimum bei Tagungshotels und wie verhandeln Sie es? Erklaerung, typische Werte und Verhandlungstipps fuer Event-Planer 2026.

Mai 2026 | Easy RFP Redaktion

Das F&B Minimum (Food and Beverage Minimum) ist eine der am haeufigsten missverstandenen Klauseln in Tagungshotel-Vertraegen. Viele Event-Planer stossen erst beim Rechnungsabschluss auf unerwartete Zusatzkosten. Dieser Guide erklaert alles, was Sie wissen muessen.

Was ist ein F&B Minimum?

Ein F&B Minimum ist ein vertraglich vereinbarter Mindestbetrag, den der Veranstalter fuer Speisen und Getraenke ausgeben muss. Das Hotel sichert damit seine Umsatzbasis fuer die Nutzung von Tagungsraeumen. Wenn Ihr tatsaechlicher F&B-Umsatz unter dem vereinbarten Minimum liegt, zahlen Sie trotzdem den Mindestbetrag. Beispiel: Vereinbartes F&B Minimum 5.000 EUR, tatsaechlich konsumiert 3.800 EUR -> Rechnung: 5.000 EUR.

Wie hoch sind typische F&B Minima in Deutschland?

Hotelkategorie	F&B Minimum (typisch)	Pro Person
Budget (3-Sterne)	500-2.000 EUR/Veranstaltung	10-20 EUR/Person
Business (4-Sterne)	2.000-8.000 EUR/Veranstaltung	20-50 EUR/Person
Premium (4-Sterne+)	5.000-15.000 EUR/Veranstaltung	50-100 EUR/Person
Luxus (5-Sterne)	10.000-50.000 EUR/Veranstaltung	100-200+ EUR/Person
Kongreshotel (gross)	15.000-100.000 EUR/Veranstaltung	Abhaengig von Gruppengroesse

Was zählt ans F&B Minimum an?

Das variiert je nach Hotel und muss im Vertrag geklaert sein. Typischerweise anrechenbar: Mittagessen, Kaffeepausen, Gala-Dinner, Cocktailreception, Weinservice. Nicht immer anrechenbar: Raummiete, Technik, Hostess-Service, Blumenschmuck. Klaeren Sie bei Vertragsverhandlung explizit: "Was genau wird auf das F&B Minimum angerechnet?"

Verhandlungstipps fuer das F&B Minimum

F&B Minimum in Raummiete umwandeln: Manche Hotels erlauben, das F&B Minimum als Raummiete umzubewerten, wenn das Catering extern geliefert wird.
Rollover-Klausel verhandeln: Bei mehrtaegigen Events: Nicht verbrauchtes Minimum auf den naechsten Tag uebertragen.
Minimum an Teilnehmerzahl koppeln: Vereinbaren Sie ein F&B Minimum "je Person" statt als Fixbetrag -- schuetzt Sie bei kurzfristigen Abmeldungen.
F&B Minimum reduzieren bei Belegungsgarantie: Bieten Sie dem Hotel eine Uebernachtungsgarantie (garantierte Zimmerbelegung) als Tausch fuer niedrigeres F&B Minimum.

F&B Minimum immer in der RFP-Anfrage abfragen

Erfahrene Event-Planer fragen in jeder RFP-Anfrage explizit nach: Hoehe des F&B Minimums, was wird angerechnet, Konditionen bei Stornierung und ob eine Umwandlung in Raummiete moeglich ist. Diese Informationen sind fuer den Gesamtpreisvergleich zwischen Hotels essenziell und in der Tagungspauschale nicht automatisch sichtbar.

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Haeufige Fragen

Muss ich das F&B Minimum zahlen, wenn weniger Teilnehmer kommen als geplant?

Ja, wenn kein entsprechender Stornierungspassus im Vertrag steht. Daher sollten Event-Planer entweder ein F&B Minimum pro Person vereinbaren (skaliert automatisch) oder eine Klausel einbauen, die das Minimum proportional zur tatsaechlichen Teilnehmerzahl reduziert. Diesen Punkt immer bei Vertragsschluss verhandeln.

Koennen Hotels das F&B Minimum auch als Raummiete geltend machen?

In manchen Vertraegen ja. Wenn ein Hotel keine Raummiete erhebt, aber ein hohes F&B Minimum verlangt, ist das wirtschaftlich aequivalent zur Raummiete. In der RFP-Anfrage sollten Sie beide Positionen vergleichbar machen: Bitten Sie Hotels, beides transparent auszuweisen.

Was passiert, wenn ich das F&B Minimum ueberschreite?

Sie zahlen nur das tatsaechlich Konsumierte -- das F&B Minimum ist eine Untergrenze, keine Obergrenze. Wenn Ihr Event mehr Umsatz generiert als das Minimum, profitiert das Hotel und Sie zahlen den tatsaechlichen Betrag.

Ist das F&B Minimum verhandelbar?

Ja, oft. Besonders bei groesseren Events, hoher Zimmerauslastung oder Wiederholungsbuchungen haben Event-Planer Verhandlungsmacht. Hotels sind haeufiger bereit, das F&B Minimum zu senken, wenn Sie Uebernachtungs-Garantien geben, mehrere Events pro Jahr buchen oder die gesamte Zimmerkapazitaet belegen.