Um RFP (Request for Proposal) hoteleiro bem elaborado é a diferença entre receber propostas genéricas e obter cotações detalhadas, personalizadas e competitivas. Este guia mostra-lhe como preparar um RFP eficaz para o mercado hoteleiro português.
O que é um RFP hoteleiro?
Um RFP hoteleiro é um documento formal no qual um organizador de eventos descreve as necessidades do seu evento e solicita propostas aos hotéis. Em Portugal, o processo é similar ao europeu, mas com algumas especificidades locais.
Passo 1: Definir o briefing do evento
Antes de contactar qualquer hotel, clarifique internamente:
- Data(s): definitivas ou flexíveis? (a flexibilidade vale até 20% de desconto)
- Número de participantes: mínimo / máximo estimado
- Duração: número de dias e noites
- Orçamento: total ou por pessoa (necessário para filtrar hotéis)
- Localização: cidade específica ou região?
Passo 2: Estrutura do RFP
Secção A — Identificação do solicitante
- Nome da empresa e do organizador responsável
- Contacto direto (email + telefone)
- Prazo para receção de propostas
Secção B — Detalhes do evento
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Nome do evento | Reunião Anual Comercial 2026 |
| Data | 15-17 setembro 2026 |
| Nº participantes | 80 pessoas (±10%) |
| Nº quartos/noite | 60 quartos × 2 noites |
| Tipo de evento | Conferência + jantar de gala |
Secção C — Requisitos de espaço
- Sala plenária: mínimo 150m², configuração teatro para 80 pessoas
- 2 salas de breakout: 30-40m² cada, configuração classe
- Zona de exposição/posters: 50m²
- Sala de imprensa: 15m²
Secção D — F&B (alimentação e bebidas)
- Coffee break da manhã (10h): croissants, café, sumos
- Almoço buffet (13h): menu regional com opção vegetariana
- Coffee break da tarde (16h): frutas, café, água
- Jantar de gala (dia 2, 20h): menu de 4 pratos, vinhos incluídos
Passo 3: Selecionar os hotéis a consultar
Para um evento de 80 pessoas, consulte entre 5 e 8 hotéis. Critérios de pré-seleção:
- Capacidade da maior sala ≥ número de participantes
- Número de quartos ≥ 70% das dormidas necessárias
- Categoria compatível com a imagem do evento
- Distância ao aeroporto ou estação de comboio
Passo 4: Enviar o RFP e gerir as respostas
Defina um prazo de resposta de 5 a 10 dias úteis. Com o Easy RFP, envia o pedido simultaneamente a múltiplos hotéis e recebe as propostas num formato padronizado, facilitando a comparação.
Indicadores de qualidade de uma boa resposta de hotel
- Resposta dentro do prazo (pontualidade = profissionalismo)
- Propostas específicas e não genéricas
- Disponibilidade confirmada (não condicional)
- Clareza sobre o que está incluído vs. em suplemento
- Referências de eventos similares