Rácio de quartos cortesia (comp room ratio): guia completo

Racio quartos cortesia parece óbvio para um evento corporativo, mas o que quase ninguém conta: 3 detalhes separam o hotel certo do desastre logístico. Explicamos em 4 minutos quais e a checklist para os auditar antes do próximo RFP.

Definição

O comp room ratio é o número de quartos gratuitos que o hotel oferece no âmbito do seu contrato de bloco, expresso em proporção do bloco total. Por exemplo, um rácio 1:50 significa que por cada 50 quartos reservados e pagos, obtém um quarto cortesia. Para um bloco de 200 quartos, dá 4 quartos cortesia.

Porque os hotéis oferecem este rácio

O hotel não perde realmente dinheiro: oferece-lhe um quarto cujo custo marginal estima muito baixo (housekeeping, energia, amortização). Em contrapartida, garante volume e fideliza. Para si, é uma poupança líquida que se soma à tarifa negociada.

Escala padrão por dimensão de bloco

• Bloco de 10 a 20 quartos: raro, mas 1:25 negociável fora de estação.
• Bloco de 30 a 50 quartos: 1:50 padrão.
• Bloco de 50 a 100 quartos: 1:50 padrão, 1:40 obtível em BAFO.
• Bloco de 100 a 200 quartos: 1:40 padrão, 1:35 obtível.
• Bloco de 200 a 500 quartos: 1:35 padrão, 1:30 obtível para eventos estratégicos.
• Bloco de 500+ quartos: 1:30 padrão, 1:25 negociável.

Para que servem os quartos cortesia?

O contrato raramente especifica a quem os quartos comp devem ser atribuídos. Na prática, utiliza-os livremente para:

• Os seus VIP internos ou oradores externos.
• A equipa de organização presente no local.
• O staff técnico (régisseurs, AV, tradução).
• Os convidados de última hora não previstos no orçamento.

Peça explicitamente no contrato a flexibilidade de atribuição.

Comp room vs upgrade: não confundir

Um comp room é um quarto gratuito acrescentado ao contrato. Um upgrade é um melhoramento de categoria sobre um quarto já pago (por exemplo, um quarto standard convertido em suite). Os dois são negociáveis separadamente. Um bom contrato inclui ambos: 4 comp rooms e 5-10 upgrades consoante o volume.

Quando muda o rácio?

O rácio aplica-se ao pickup real, não ao bloco contratual inicial. Se bloqueou 200 quartos mas apenas 150 foram reservados, o rácio aplica-se a 150. Com um rácio 1:50, tem portanto 3 quartos cortesia, não 4.

Verifique bem a formulação contratual: alguns hotéis concedem o rácio sobre o pickup, outros sobre o bloco mínimo garantido (attrition).

Como otimizar esta alavanca

1. Peça o rácio no RFP inicial, não em negociação tardia — é mais fácil de obter quando o hotel procura ganhar o seu negócio.
2. Peça uma escala progressiva. Ex: 1:50 para 100 quartos, 1:40 se ultrapassar 150, 1:35 se ultrapassar 200.
3. Converta em valor monetário. Para comparar duas propostas, multiplique os quartos comp pela tarifa de quartos × número de noites. Por vezes uma oferta com 6 comp rooms vale mais do que uma tarifa 5 € mais barata.
4. Verifique as noites incluídas. Um quarto comp para uma noite ou para a duração total do evento não tem o mesmo valor.

Erros frequentes a evitar

• Não pedir o rácio. Muitos planejadores esquecem esta alavanca — o hotel não a propõe se não for pedida.
• Confundir 1:50 com 50 quartos gratuitos. 1:50 significa « um quarto comp por 50 pagos ». Para 200 reservados, dá 4 comp.
• Não reclamar os comp não utilizados. Se não precisa de quartos físicos, alguns hotéis aceitam a conversão em crédito F&B.

Perguntas frequentes