Como negociar as melhores tarifas com hotéis para seminários e conferências. Táticas, concessões e erros a evitar na negociação hoteleira.
A negociação hoteleira para eventos corporativos é uma habilidade que se aprende. Com as táticas certas, você pode reduzir o orçamento em 15 a 30% obtendo ainda melhores serviços. Veja as estratégias que realmente funcionam.
O poder de negociação é máximo em duas situações: quando o hotel está em período de baixa ocupação (segundas, sextas, julho-agosto em cidades corporativas, janeiro em geral) e quando você contacta o hotel com 3 a 6 meses de antecedência. Evite negociar em urgência — reduz seu poder de barganha em 30 a 50%.
Hotéis concedem mais facilmente: estacionamento gratuito (valor 10 a 20 €/carro/dia), upgrade de quarto (se disponível), WiFi premium incluído, flexibilidade no mínimo garantido (-10 a 15%), quarto gratuito a cada X participantes (geralmente 1 para 20 ou 30), e welcome drink na chegada. Descontos no DDR são menos comuns, mas negociáveis para grupos grandes.
Envie o RFP para 5 a 8 hotéis simultaneamente. Ao receber as propostas, selecione 2 ou 3 finalistas e informe cada um que está em competição. Mencione os pontos fortes da proposta concorrente sem revelar valores exatos. Essa técnica gera em média 8 a 12% de desconto adicional nas propostas finalistas.
Negocie obrigatoriamente: o mínimo garantido (número de quartos ou refeições abaixo do qual incidem penalidades), as condições de cancelamento (tabela progressiva em vez de valor fixo), a cláusula de força maior, a taxa de atrito (tolerância se participantes desistirem) e as condições de reajuste se o evento for em mais de 6 meses.
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