A negociação de um contrato hoteleiro é uma das competências mais valiosas para um organizador de eventos. Uma boa negociação pode representar poupanças de 15 a 30% face à primeira proposta.
Antes da negociação: preparar a sua posição
Calcule o valor total do seu evento para o hotel:
- Receitas de quartos (dormidas × tarifa média)
- Receitas de F&B (restauração, coffee breaks, jantar de gala)
- Aluguer de salas
- Serviços adicionais (spa, business center, estacionamento)
Um evento que representa mais de 40 000 € em receitas totais dá-lhe um poder de negociação significativo.
Cláusulas essenciais a negociar
1. Tarifas e descontos
| Volume de quartos | Desconto típico |
|---|---|
| 20-49 quartos/noite | 5-10% |
| 50-99 quartos/noite | 10-15% |
| 100+ quartos/noite | 15-25% |
2. Cláusula de attrition
Negocie a attrition mais baixa possível. O padrão do setor é 80-90%, mas é possível negociar para 65-70% com persistência.
3. Complementares gratuitos
- 1 quarto gratuito por cada 30-40 pagos
- Upgrades para VIP e oradores
- Early check-in / late check-out para organizadores
- Descontos F&B (15-20% tipicamente)
Táticas de negociação avançadas
Utilizar a concorrência
Mencione que está em negociações com 2-3 estabelecimentos concorrentes. Os hotéis fazem esforços significativos para não perder um evento face a um concorrente direto.
O BAFO (Best And Final Offer)
Após receber as primeiras propostas, peça a todos os hotéis selecionados a sua "melhor oferta final". Esta técnica permite obter em média 12-15% de redução adicional.
Tarifas indicativas em Lisboa 2026
| Categoria | Tarifa grupo/noite | DDR (jornada) |
|---|---|---|
| 3 estrelas | 70-100 € | 40-55 € |
| 4 estrelas | 120-200 € | 65-110 € |
| 5 estrelas | 250-500 € | 150-250 € |
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