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Checklist de visita a hotel para evento: o que verificar antes de assinar

· Easy RFP · 8 min de leitura

A visita de site (site visit ou site inspection) é uma etapa fundamental no processo de seleção de um hotel para evento. É durante esta visita que descobre as realidades que as fotografias e brochuras não mostram.

Quando fazer a visita de site?

Faça a visita depois de receber e analisar as propostas RFP, quando tiver 2-3 hotéis na shortlist. Não visite mais de 3 hotéis — para além disso, a comparação torna-se difícil e o tempo investido não compensa.

Antes da visita: preparação

  • Confirme por escrito que a visita não implica nenhum compromisso
  • Leve o brief do evento atualizado
  • Prepare uma lista de perguntas específicas
  • Leve o seu plano de sala (configuração desejada)
  • Traga uma câmara ou use o telemóvel para documentar

Checklist completa de visita

Espaços de reunião

  • ☐ Confirmar as dimensões reais (largura × comprimento × altura)
  • ☐ Verificar a luz natural (janelas? orientação solar?)
  • ☐ Testar a acústica (eco? ruído exterior?)
  • ☐ Confirmar a capacidade nas configurações que precisa
  • ☐ Verificar a modularidade (paredes amovíveis? funciona a separação sonora?)
  • ☐ Verificar os pontos de eletricidade (localização, quantidade)
  • ☐ Confirmar o equipamento AV incluído vs. aluguer extra
  • ☐ Testar a ligação Wi-Fi no espaço (velocidade real, não prometida)

Alojamento

  • ☐ Verificar um quarto standard (é do nível prometido?)
  • ☐ Confirmar a disponibilidade de blocos de quartos na data do evento
  • ☐ Verificar quartos VIP/suite para líderes ou oradores
  • ☐ Confirmar as condições de early check-in e late check-out
💡 Conselho profissional: Visite o hotel a uma hora equivalente à do seu evento — se o evento for às 9h, visite às 9h. Assim vê o fluxo real de check-out dos hóspedes, o estado do pequeno-almoço e o nível de serviço nesse período.

Restauração e F&B

  • ☐ Visitar a cozinha (limpeza, organização)
  • ☐ Pedir para provar algum produto do menu proposto
  • ☐ Confirmar a capacidade de servir o número de pessoas no tempo disponível
  • ☐ Verificar alternativas para participantes com restrições alimentares

Logística e acessos

  • ☐ Confirmar o acesso para entrega de materiais (rampa, elevador de carga)
  • ☐ Verificar o estacionamento (número de lugares, custo, segurança)
  • ☐ Confirmar acessibilidade para pessoas com mobilidade reduzida
  • ☐ Verificar a sinalética e facilidade de orientação no hotel

Perguntas obrigatórias durante a visita

  • Haverá outros eventos simultâneos no mesmo hotel?
  • Quem será o coordinator do evento (pessoa de contacto fixo)?
  • Existe gerador de emergência para cortes de energia?
  • Qual é a política de cancelamento atualizada?
  • Pode mostrar-me referências de eventos similares realizados?

Após a visita: documentar e comparar

Prepare uma tabela de comparação com todos os hotéis visitados, pontuando cada critério de 1 a 5. Inclua uma coluna para "impressão geral" — muitas vezes a qualidade da equipa que o recebeu é o melhor indicador do serviço no dia do evento.

Utilize o Easy RFP para organizar as propostas e documentar as suas visitas de site, facilitando a comparação e a decisão final.

Perguntas frequentes

Quanto tempo deve durar uma visita de site a um hotel?

Uma visita completa deve durar entre 1,5 e 3 horas. Visite todos os espaços relevantes para o seu evento, faça um teste de Wi-Fi, e reserve tempo para reunir com o coordinator de eventos do hotel para esclarecer questões contratuais.

É necessário pagar pela visita de site?

Normalmente não. A visita de site é gratuita e faz parte do processo comercial do hotel. No entanto, se o evento implicar deslocação a outra cidade ou país, o hotel pode oferecer um quarto gratuito para a visita em troca de uma promessa de proposta séria.

Posso fazer a visita de site virtualmente?

Sim, muitos hotéis oferecem visitas virtuais ou tours de vídeo em 360°. São úteis para uma triagem inicial, mas não substituem a visita física para os hotéis da shortlist final — é impossível avaliar a acústica, o serviço e a atmosfera real através de um ecrã.

Devo avisar o hotel com antecedência sobre a visita?

Sim, sempre. Agende com pelo menos uma semana de antecedência. Isto permite ao hotel preparar o espaço e ter o coordinator disponível. Uma visita não anunciada pode mostrar o hotel em condições não representativas.

O que fazer se o hotel não cumprir o prometido na visita?

Documente as discrepâncias com fotografias e notas. Confronte o hotel por escrito com os pontos que não correspondem ao proposto. Se forem aspetos críticos, pode ser suficiente para eliminar o hotel da seleção. Use este feedback para refinar o RFP para futuros eventos.