Checklist de requisitos audiovisuais para eventos corporativos

Sim, há um modelo editável para descarregar no final do post, mas antes: os 4 erros que fazem um checklist ficar na gaveta sem assinar. Explicamos em 4 minutos como evitá-los antes do próximo RFP.

Porque antecipar o AV no RFP

Muitos planejadores tratam o AV no fim, depois da assinatura do contrato. É um erro. O AV pode representar 15-25 % do orçamento total de um evento corporativo. Se o descobrir depois da assinatura, deixa de ter alavanca negocial. Inscrever os seus requisitos AV no RFP permite comparar os hotéis nesse critério e obter concessões.

Requisitos de som

• Microfones: 2 microfones HF + 1 lavalier mínimo para uma plenária. Duplique para mesas redondas.
• Sistema de sonorização: dimensionado conforme a sala. Mínimo 1 coluna por 50 pessoas em configuração theatre.
• Mesa de som: mesa de mistura de mínimo 8 canais para eventos acima de 100 pessoas.
• Backup: um microfone de reserva sempre pronto na régie.

Requisitos de vídeo e imagem

• Ecrã principal: mínimo 4 m de base para 100 pessoas em theatre, 6 m para 200, 8 m+ para 500.
• Videoprojetor: 5.000 lúmenes mínimo, 8.000 se a sala tiver luz natural não escurecível.
• Monitor de retorno orador: 1 monitor 27" mínimo em frente ao púlpito.
• Câmaras: 2 mínimo para captação broadcast (plano largo + plano próximo).
• Régie de imagem: mesa de mistura de vídeo tipo ATEM Mini ou superior para emissão live.

Iluminação cénica

A iluminação cénica é frequentemente negligenciada mas transforma radicalmente a perceção do evento.

• Front lights: 4-6 PAR LED mínimos para iluminar uniformemente o púlpito.
• Back lights: 2-4 spots de contraluz para destacar o orador do fundo.
• Efeitos: consoante a ambiência, preveja 4-8 cabeças móveis para aberturas de sessão, awards, jantares.
• Régie de luz: consola DMX dedicada se mais de 12 fontes.

Captação e streaming

Cada vez mais eventos transmitem em híbrido. Os requisitos típicos:

• Câmaras: 2 motorizadas + 1 fixa em plongée.
• Encoder de streaming: dispositivo dedicado tipo Pearl ou Atomos.
• Plataforma: Zoom Webinar ou plataforma de eventos dedicada (custom ou solução de mercado).
• Banda: 10 Mbps em upload dedicados ao streaming, nunca partilhados com o WiFi participantes.
• Backup: 4G de reserva em caso de falha do WiFi principal.

WiFi e largura de banda

Os requisitos WiFi calculam-se por participante ligado simultaneamente. Conte 5 Mbps mínimo por utilizador para um evento business padrão, 10 Mbps se houver demonstrações vídeo. Para 200 participantes, preveja 1-2 Gbps de largura de banda total, com rede dedicada à plenária separada da rede pública do hotel.

Pessoal técnico no local

Consoante a dimensão do evento, preveja:

• Diretor técnico: maestro, presente do briefing até o fim do evento.
• Técnico de som: à mesa de mistura em plenária.
• Técnico de luz: à consola DMX se produção sofisticada.
• Técnico de imagem: à mesa de mistura de vídeo + operador de câmara.
• Técnico de manutenção: em backup para gerir incidentes de microfones, cabos, ecrãs.

O que pedir no RFP

Incluir sistematicamente no RFP:

1. Lista detalhada dos requisitos AV com quantidades.
2. Pedido de orçamento AV ao hotel ou ao seu parceiro AV exclusivo.
3. Possibilidade de trazer parceiro AV externo (e condições de eventual sobretaxa).
4. Capacidade do WiFi com teste de largura de banda se possível.
5. Esquema técnico da sala plenária (tomadas, fixações, dimensões, condicionantes acústicas).
6. Tarifa de horas extra para o staff técnico se o evento atrasar.

Erros frequentes a evitar

• Subestimar o orçamento AV. Erro clássico é orçamentar 10 % do total quando a realidade é 20-25 %.
• Aceitar o parceiro AV exclusivo sem comparar. Alguns hotéis impõem o seu parceiro a tarifas elevadas. Compare sistematicamente com um prestador externo.
• Não testar o WiFi com antecedência. Faça um teste real de largura de banda no dia da instalação, não na véspera.
• Esquecer o backup. Um evento profissional deve ter uma cadeia de backup para som, imagem e conectividade.

Perguntas frequentes