Alles over hotel Request for Proposal (RFP): definitie, structuur, best practices en gratis sjablonen voor zakelijke evenementen.
Een hotel RFP (Request for Proposal) is het centrale document bij elke onderhandeling voor een zakelijk evenement. Het beschrijft uw behoeften gestructureerd aan hotels, zodat u offertes op gelijke basis kunt vergelijken. Deze gids legt alles uit.
RFP staat voor Request for Proposal, oftewel een offerteverzoek. In de hotellerie voor evenementen is het een gestructureerd document dat de organisator gelijktijdig naar meerdere hotels stuurt voor vergelijkbare offertes voor seminars, conferenties of teambuilding. Het antwoord van het hotel bevat tarieven, beschikbaarheid en specifieke voorwaarden.
Een volledig RFP moet bevatten: data en flexibiliteit, aantal deelnemers, benodigde zaaltypen, cateringwensen (koffiepauzes, lunches, diners), audiovisuele apparatuur, aantal kamers en indicatief budget. Hoe preciezer het RFP, hoe relevanter de ontvangen offertes.
Hotels reageren doorgaans binnen 24-72 uur op standaard RFP's. Voor complexe evenementen (meer dan 200 deelnemers of langer dan 3 dagen) rekent u 3-5 werkdagen. Stuur uw RFP minimaal 3-6 maanden van tevoren om de meeste opties te maximaliseren.
Dedicated platforms zoals Easy RFP sturen het verzoek naar meerdere hotels tegelijk, centraliseren reacties in één dashboard, vergelijken offertes naast elkaar en volgen de status van elke aanvraag — onmogelijk efficiënt via e-mail. Bespaart gemiddeld 4-6 uur per georganiseerd evenement.
Easy RFP centraliseert uw offerteverzoeken en laat u voorstellen naast elkaar vergelijken. Gratis voor organisatoren.
Maak uw RFP gratis aan