Hoe onderhandelt u de beste tarieven met hotels voor seminars en conferenties. Tactieken, concessies en veelgemaakte fouten.
Hotel onderhandelen voor zakelijke evenementen is een vaardigheid die te leren is. Met de juiste tactieken verlaagt u uw budget met 15-30% en krijgt u betere diensten. Hier zijn de strategieën die echt werken.
Onderhandelingsmacht is maximaal in twee situaties: wanneer het hotel in een dalperiode zit (maandag, vrijdag, juli-augustus, januari) en wanneer u 3-6 maanden van tevoren contact opneemt. Vermijd onderhandelen in spoedsituaties — dat verlaagt uw leverage met 30-50%.
Hotels geven makkelijker: gratis parkeren (waarde €15-20/auto/dag), kamerupgrade (indien beschikbaar), premium WiFi inbegrepen, flexibiliteit op het gegarandeerd minimum (-10-15%), gratis kamer per X deelnemers (doorgaans 1 op 20 of 30) en een welkomstdrankje. Kortingen op het DDR zijn minder gebruikelijk maar onderhandelbaar voor grote groepen.
Stuur het RFP naar 5-8 hotels tegelijk. Selecteer na ontvangst van offertes 2-3 finalisten en laat elk weten dat ze in competitie zijn. Noem de sterke punten van de concurrerende aanbieding zonder exacte cijfers te onthullen. Dit genereert gemiddeld 8-12% extra korting in de finale offertes.
Onderhandel absoluut: het gegarandeerde minimum (kamers of maaltijden waaronder boetes gelden), annuleringsvoorwaarden (progressieve schaal in plaats van forfait), overmachtsclausule, uitvalpercentage (tolerantie als deelnemers afhaken) en herzieningsvoorwaarden als het evenement meer dan 6 maanden weg is.
Easy RFP centraliseert uw offerteverzoeken en laat u voorstellen naast elkaar vergelijken. Gratis voor organisatoren.
Maak uw RFP gratis aan