Een succesvol congres vereist maanden van voorbereiding. Deze stap-voor-stap handleiding helpt u niets te vergeten.
Voor een congres van 100–500 personen: begin 9–12 maanden van tevoren. Voor 500+ personen: 12–18 maanden. Locatieboeking en sprekersbenadering vereisen de meeste doorlooptijd.
Typisch: €150–€400 per persoon voor een eendaags congres, €300–€800 voor een meerdaags congres inclusief overnachting. Sponsoring kan kosten aanzienlijk verlagen.
Criteria: voldoende plenaire zaal, breakout-ruimtes, cateringcapaciteit, overnachtingsmogelijkheden en goede bereikbaarheid. Easy RFP helpt u meerdere venues tegelijk aan te vragen.
Gebruik een registratietool (Eventbrite, Cvent of eigen systeem), integreer betalingsverwerking, verstuur automatische bevestigingen en bouw een wachtlijst in voor uitverkochte events.