Un sopralluogo è una visita in loco presso una potenziale venue prima di confermare la prenotazione. I planner valutano dimensioni delle sale, infrastruttura AV, acustica, catering, parcheggio e accessibilità.
Domande frequenti
Cos'è un sopralluogo nella pianificazione di eventi?
Un sopralluogo è una visita in persona presso una potenziale venue prima della conferma della prenotazione. I planner valutano capacità, AV, acustica, catering, parcheggio e accessibilità per verificare che lo spazio soddisfi il brief.
Cosa verificare durante un sopralluogo in hotel per eventi?
Checklist essenziale: capacità delle sale nelle varie configurazioni, luce naturale e oscuramento, larghezza di banda Wi-Fi, accesso al dock di carico, qualità delle camere (per eventi residenziali), degustazione F&B e vicinanza ai mezzi di trasporto.
È possibile fare un sopralluogo virtuale?
Sì. Molte venue offrono tour virtuali in 3D o videochiamate in diretta con il team eventi. I sopralluoghi virtuali vanno bene per una prima selezione, ma la maggior parte dei planner preferisce una visita in presenza prima di firmare un contratto per eventi importanti.
Chi dovrebbe partecipare a un sopralluogo?
Come minimo, il planner principale. Per eventi complessi, è consigliabile coinvolgere il responsabile AV/produzione, il cliente o un key stakeholder e il responsabile F&B.