Come negoziare le migliori tariffe con gli hotel per seminari e conferenze. Tattiche, concessioni ed errori da evitare.
La negoziazione alberghiera per eventi aziendali è un'abilità che si impara. Con le giuste tattiche potete ridurre il budget del 15-30% ottenendo servizi migliori. Ecco le strategie che funzionano davvero.
Il potere negoziale è massimo in due situazioni: quando l'hotel è in bassa stagione (lunedì, venerdì, luglio-agosto nelle città business, gennaio in genere) e quando contattate l'hotel con 3-6 mesi di anticipo. Evitate di negoziare in urgenza — riduce il vostro leverage del 30-50%.
Gli hotel concedono più facilmente: parcheggio gratuito (valore 15-20 €/auto/giorno), upgrade di camera (se disponibile), WiFi premium incluso, flessibilità sul minimo garantito (-10-15%), camera gratuita ogni X partecipanti (generalmente 1 ogni 20 o 30), welcome drink all'arrivo. Gli sconti sul DDR sono meno comuni ma negoziabili per grandi gruppi.
Inviate il RFP a 5-8 hotel contemporaneamente. Ricevute le offerte, selezionate 2-3 finalisti e informate ciascuno che è in competizione. Menzionate i punti di forza dell'offerta concorrente senza rivelare i numeri esatti. Questa tecnica genera in media un ulteriore 8-12% di sconto nelle offerte finaliste.
Negoziate assolutamente: il minimo garantito (numero di camere o pasti sotto cui si applicano penali), le condizioni di cancellazione (tabella progressiva anziché forfettaria), la clausola di forza maggiore, il tasso di attrito (tolleranza se i partecipanti si ritirano) e le condizioni di revisione tariffaria se l'evento è a più di 6 mesi.
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