Il settore MICE ha un linguaggio specifico che può risultare disorientante per chi si affaccia alla professione o per chi interagisce con hotel e fornitori internazionali. Questo glossario raccoglie i termini più utilizzati.
A — C
Attrition (Clausola di Attrition)
Percentuale minima di camere o servizi che l'organizzatore deve onorare contrattualmente. Se si sono riservate 100 camere con attrition all'80%, si pagano almeno 80 camere anche se ne vengono occupate solo 60. Negoziare l'attrition è fondamentale: ogni punto percentuale in meno vale migliaia di euro.
BAFO (Best And Final Offer)
La "migliore e ultima offerta". È una tecnica negoziale in cui si chiede ai fornitori shortlistati di presentare la loro proposta finale definitiva dopo una prima fase di negoziazione. Il BAFO produce mediamente riduzioni aggiuntive del 10-15% rispetto alle prime proposte.
Blocco Camere (Room Block)
Il numero di camere riservato dall'organizzatore per i partecipanti all'evento. Normalmente con tariffe negoziate inferiori alle tariffe pubbliche. La gestione del blocco camere richiede un rooming list aggiornato e il rispetto dell'attrition.
D — G
DDR (Day Delegate Rate)
Il "pacchetto giornata" offerto dagli hotel per eventi. Include tipicamente: sala plenaria, coffee break mattina e pomeriggio, pranzo, acqua in sala, uso dei servizi AV di base e Wi-Fi. In Italia il DDR varia da 45 a 200+ €/persona secondo la categoria dell'hotel e la destinazione.
| Destinazione | DDR 3★ | DDR 4★ | DDR 5★ |
|---|---|---|---|
| Roma | 55-75 € | 90-140 € | 180-280 € |
| Milano | 60-80 € | 95-150 € | 190-300 € |
| Napoli | 40-60 € | 65-100 € | 120-180 € |
| Bologna | 45-65 € | 70-110 € | 140-200 € |
DMC (Destination Management Company)
Agenzia locale specializzata in logistica, attività e servizi per eventi in una specifica destinazione. Il DMC è il "partner locale" che conosce i fornitori, i luoghi esclusivi e può gestire i dettagli operativi. Particolarmente utile per eventi incentive in destinazioni non familiari all'organizzatore.
Force Majeure
Clausola contrattuale che esonera le parti dalle obbligazioni in caso di eventi eccezionali imprevedibili (pandemia, calamità naturali, guerre). Post-COVID, la negoziazione di questa clausola è diventata fondamentale in ogni contratto alberghiero.
H — N
HLD (Held Space)
Spazio "in opzione" riservato provvisoriamente dall'hotel in attesa della conferma dell'organizzatore. L'HLD ha solitamente una scadenza (24-72 ore) oltre la quale l'hotel può liberare lo spazio. È uno strumento per garantirsi disponibilità senza impegnarsi contrattualmente.
MICE
Acronimo di Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions. Identifica il settore degli eventi aziendali e business travel. In italiano si usa anche "turismo congressuale" o "turismo d'affari".
P — R
PCO (Professional Congress Organiser)
Agenzia specializzata nell'organizzazione di congressi e conferenze di grandi dimensioni. Gestisce aspetti come registrazioni, abstract scientifici, sponsor, logistica alberghiera. Si distingue dall'Event Agency per la specializzazione nel formato congressuale, spesso in ambito medico o accademico.
RFP (Request for Proposal)
Il documento con cui l'organizzatore descrive le necessità dell'evento e solicita proposte agli hotel. Un RFP efficace include: date, numero partecipanti, camere necessarie, tipo di spazi, esigenze F&B e budget indicativo. Easy RFP standardizza e semplifica questo processo.
Rooming List
L'elenco nominativo dei partecipanti all'evento con le relative richieste di camera (tipo, date, esigenze speciali). Viene inviato all'hotel in più momenti: una versione provvisoria 30-60 giorni prima, e quella definitiva 2-4 settimane prima dell'evento.
S — Z
Site Inspection (o Site Visit)
Visita in loco all'hotel o alla venue prima di firmare il contratto. Fondamentale per verificare ciò che le foto non mostrano: acustica, qualità Wi-Fi reale, professionalità del personale, flussi di circolazione. Non si firma un contratto per un grande evento senza almeno una site inspection.
Turn-down Service
Il servizio serale di riordino della camera (aggiustamento lenzuola, cioccolatino sul cuscino, abbassamento tende). Dettaglio che distingue gli hotel 4-5 stelle negli eventi di pernottamento di alto livello.