Come Scrivere una RFP per Hotel di Riunioni: Guida Pratica
Una RFP (Request for Proposal) ben scritta è lo strumento più potente che un event manager ha per ottenere proposte competitive dagli hotel. La differenza tra una RFP vaga e una professionale può significare ricevere proposte accurate in 24 ore invece di rincorrere gli hotel per settimane.
La struttura di una RFP professionale
1. Dati dell'organizzatore
Nome completo, azienda, ruolo, telefono diretto, email e—se rilevante—il numero di cliente corporate con la catena alberghiera. Gli hotel danno priorità alle RFP di clienti conosciuti.
2. Descrizione dell'evento
Tipo di evento (conferenza annuale, ritiro di direzione, formazione, kick-off vendite), obiettivo principale, tono (formale/informale), lingua di lavoro e se ci saranno speaker esterni o keynote.
3. Date
Data preferita + 2 alternative con una settimana di margine. Più sei flessibile, migliori tariffe otterrai. Indica anche se le date sono assolutamente vincolate (ad esempio legate a un lancio di prodotto).
4. Partecipanti
Numero confermato, numero stimato e provenienza geografica. Questo permette all'hotel di valutare se ha bisogno di camere aggiuntive in proprietà affiliate.
5. Necessità di sale
Sessione plenaria: capacità massima + configurazione (teatro, classe, cabaret, banchetto, ferro di cavallo). Sale di lavoro: numero, dimensioni stimate, configurazione. Sala VIP o stampa se applicabile.
6. Catering
Numero di coffee break (indica se includono frutta fresca, pasticceria, opzioni vegane), pranzi (seduto o buffet), cena di gala (menù o buffet, numero di vini, coordinamento con sommelier). Specifica anche eventuali allergie note nel gruppo.
7. AV e tecnologia
Proiettore o schermo LED, microfoni (lavalier, da tavolo, wireless), sistema audio, streaming live (banda minima richiesta), cabine di traduzione simultanea se applicabile.
8. Camere
Numero di rooms block, date di check-in/check-out, categorie (standard, superior, suite per dirigenti), politica di cancellazione accettabile e tariffa rack vs. tariffa di gruppo negoziata.
9. Budget indicativo
Indica un range di DDR o budget totale. Non ti vincola, ma consente all'hotel di calibrare l'offerta su ciò che è realistico per te.
10. Criteri di decisione e scadenza
Menziona su cosa baserai la tua decisione (prezzo, esperienza MICE, sostenibilità, posizione) e quando hai bisogno di ricevere la proposta. Una scadenza chiara accelera tutto il processo.
Domande frequenti
Cos'è il DDR in una RFP alberghiera?
Il DDR (Day Delegate Rate) è il prezzo per persona al giorno che include sala principale, coffee break, pranzo e attrezzatura AV di base. È l'indice di confronto standard nel MICE europeo.
Quanti hotel devo includere in una RFP?
L'ottimale è tra 5 e 8 hotel: abbastanza per avere opzioni reali di confronto, ma non così tanti da rendere il processo ingestibile. Filtra preventivamente per capacità, posizione e categoria minima.
Devo rivelare il mio budget nella RFP?
Sì, in termini generali. Indicare un range di DDR o budget totale elimina proposte fuori scala e risparmia tempo a entrambe le parti. Non sei obbligato a dare il numero esatto.
Con quanto anticipo devo inviare la RFP?
Per eventi grandi (+200 pax), 9–12 mesi. Per eventi medi (50–200 pax), 4–6 mesi. Per riunioni piccole urgenti, 4–6 settimane sono sufficienti se l'hotel ha disponibilità.
Posso usare la stessa struttura di RFP per diverse città?
Sì, la struttura è universale. Devi solo adattare i campi di location, i nomi delle sale e le preferenze di catering locale. Easy RFP ti permette di inviare lo stesso brief a hotel di più città simultaneamente.
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