Une visite de site est une inspection en personne d'un lieu potentiel avant de confirmer la réservation. Les organisateurs évaluent les dimensions des salles, l'infrastructure AV, l'acoustique, la restauration, le stationnement et l'accessibilité.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une visite de site dans l'organisation d'événements ?
Une visite de site est une inspection en personne d'un lieu potentiel avant confirmation de la réservation. Les organisateurs vérifient les capacités, l'AV, l'acoustique, la restauration, le stationnement et l'accessibilité pour s'assurer que l'espace correspond au cahier des charges.
Que vérifier lors d'une visite d'hôtel pour événement ?
Liste essentielle : capacités des salles selon différentes configurations, lumière naturelle et option d'occultation, débit Wi-Fi, accès au quai de chargement, qualité des chambres (pour les événements résidentiels), dégustation F&B et proximité des transports.
Peut-on effectuer une visite virtuelle ?
Oui. De nombreux lieux proposent des visites virtuelles en 3D ou des appels vidéo en direct avec l'équipe événementielle. Les visites virtuelles conviennent pour la présélection, mais la plupart des organisateurs privilégient une visite en personne avant de signer un contrat pour un grand événement.
Qui doit participer à une visite de site ?
Au minimum, l'organisateur principal. Pour les événements complexes, envisagez d'inclure le responsable AV/production, le client ou un stakeholder clé et le responsable F&B.