Le monde des appels d'offres hôteliers dispose de son propre jargon. Maîtriser ces termes est indispensable pour comprendre les contrats, négocier efficacement et éviter les pièges. Voici les 30 définitions incontournables pour tout organisateur d'événements professionnel.
Les termes fondamentaux
RFP (Request for Proposal)
Appel d'offres ou demande de propositions. Document formel envoyé aux hôtels pour solliciter des devis pour un événement. C'est le point de départ de tout processus d'achat MICE.
DDR (Day Delegate Rate)
Tarif journée délégué. Prix forfaitaire par personne et par jour incluant la salle, les pauses café, le déjeuner et l'audiovisuel de base. La référence de comparaison entre hôtels.
BAFO (Best And Final Offer)
Meilleure et dernière offre. Tactique de négociation où vous demandez aux hôtels shortlistés de soumettre leur proposition finale irréductible. Économie moyenne : 12–18 % vs l'offre initiale.
Attrition
Clause de garantie minimum. Engage l'organisateur à consommer un pourcentage minimum des chambres ou couverts réservés (généralement 75–85 %). En dessous du seuil, une pénalité s'applique.
Force majeure
Événement imprévisible et incontrôlable (épidémie, catastrophe naturelle, conflit armé) permettant d'annuler un contrat sans pénalité. À négocier systématiquement dans tous les contrats.
Termes liés au contrat
| Terme | Définition |
|---|---|
| Rooms on Peak | Nombre de chambres à la nuit de pointe de l'événement |
| Room Block | Bloc de chambres réservé au tarif négocié pour le groupe |
| Cut-off Date | Date limite au-delà de laquelle les chambres non réservées reviennent à la vente libre |
| Comp Room | Chambre offerte gratuitement selon un ratio (ex. 1:20 chambres vendues) |
| Rack Rate | Tarif public affiché sans réduction. Point de départ de la négociation |
| Preferred Rate | Tarif préférentiel accordé aux clients corporatifs récurrents |
| Last Room Availability | Garantie d'accès aux chambres au tarif négocié jusqu'à la dernière chambre disponible |
Termes liés à l'événement
| Terme | Définition |
|---|---|
| Plenary Session | Session plénière rassemblant tous les participants simultanément |
| Breakout Room | Salle de sous-groupe pour ateliers ou sessions parallèles |
| F&B Minimum | Minimum de consommation en restauration à garantir contractuellement |
| Banquet Order (BEO) | Fiche détaillée de chaque événement envoyée par l'hôtel pour validation |
| Setup Style | Configuration de la salle : théâtre, classe, U, banquet, cocktail… |
| Porterage | Service de portage des bagages groupés à l'arrivée/départ |
| Walk-in | Participant réservant directement sans passer par le bloc groupe |
Termes financiers et contractuels
| Terme | Définition |
|---|---|
| Acompte / Deposit | Paiement anticipé (souvent 20–50 %) pour confirmer la réservation |
| Cancellation Fee | Pénalité d'annulation exprimée en % du chiffre d'affaires estimé selon le délai |
| Slippage | Synonyme d'attrition dans certains marchés anglophones |
| Concession | Avantage offert par l'hôtel : réduction, upgrade, parking gratuit… |
| Yield Management | Politique de l'hôtel pour maximiser ses revenus en ajustant les tarifs selon la demande |
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre DDR et tarif de chambre ?
Le DDR couvre uniquement la prestation journée de conférence (salle + repas + pauses). La chambre est facturée séparément. Un DDR de €140 peut correspondre à une nuitée de €180 supplémentaires.
Qu'est-ce qu'un BEO (Banquet Event Order) ?
Le BEO est le document de référence envoyé par l'hôtel avant chaque prestation. Il décrit l'heure, la configuration, le menu, l'AV et les responsables. Validez-le soigneusement avant signature.
Comment fonctionne le calcul de l'attrition ?
Si vous réservez 100 chambres avec 80 % d'attrition et vos clients n'en occupent que 60, vous devez payer pour 80-60 = 20 chambres non consommées au tarif contractuel.
Qu'est-ce qu'une date de cut-off ?
C'est la date limite avant laquelle vos participants doivent réserver dans le bloc groupe. Après cette date, les chambres non réservées retournent à la vente libre et les participants paient le tarif public.
Peut-on négocier le F&B Minimum ?
Oui, surtout si votre groupe consomme naturellement beaucoup en F&B. Demandez que les déjeuners et dîners de groupe soient imputés sur ce minimum. Certains hôtels acceptent d'inclure les minibar et room service.
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