Checklist visite de site hôtelier : 50 points essentiels
La visite de site (ou site inspection) est l'étape qui fait la différence entre un événement réussi et une catastrophe logistique. Sur le papier, tous les hôtels semblent parfaits. En réalité, les différences sont considérables. Cette checklist en 50 points vous permet de structurer votre visite et de poser les bonnes questions.
Avant la visite : préparez vos questions
- Repartez du RFP et de la proposition : notez tous les points à vérifier physiquement
- Préparez un plan de votre événement (agenda, nombre de participants par session, besoins spéciaux)
- Invitez votre responsable technique si votre événement a des besoins AV complexes
- Prenez des photos et vidéos — vous ne vous souviendrez pas de tout
Accès et logistique (10 points)
- Accessibilité en transports en commun depuis la gare principale
- Disponibilité et tarif du parking (nombre de places, hauteur limite pour bus/navettes)
- Zone de dépose/reprise pour bus et taxis (capacité, couvert ou non)
- Accessibilité PMR : rampes, ascenseurs, sanitaires adaptés
- Disponibilité d'un vestiaire et son emplacement par rapport aux salles
- Sécurité et contrôle d'accès (badge, vigile, caméras)
- Signalétique interne (facilité de navigation pour les participants)
- Wifi dans les parties communes et les couloirs entre salles
- Distance entre l'hébergement et les salles de conférence
- Accès pour les livraisons de matériel (monte-charge, horaires autorisés)
Salles de conférence (15 points)
- Dimensions réelles (longueur, largeur, hauteur sous plafond)
- Capacité effective en configuration théâtre, classe, U et banquet
- Lumière naturelle et possibilité d'occultation totale
- Qualité et puissance de la climatisation/chauffage (silencieuse ?)
- Acoustique : niveau sonore au fond de la salle, écho, isolation phonique
- Connexion internet dédiée : demandez un test de débit en conditions réelles
- Nombre et position des prises électriques et connexions réseau
- Équipements AV fixes inclus et état (projecteur, écran, sono)
- Possibilité d'accrocher des éléments de décoration (plafond, murs)
- Modularité : peut-on combiner ou subdiviser les salles ?
- Foyer ou espace networking adjacent à la salle principale
- Stockage pour le matériel de l'organisateur pendant l'événement
- Accès direct aux sanitaires depuis la zone salles
- Branding possible : où, comment, restrictions éventuelles
- Niveau de luminosité des zones de projection (écran lisible en lumière du jour ?)
Restauration et F&B (10 points)
- Cuisine sur site ou traiteur externe : laquelle est utilisée pour les pauses ?
- Espace dédié pour les pauses café (dans le couloir, dans une salle séparée ?)
- Qualité des menus proposés : demandez à déguster si possible
- Gestion des régimes spéciaux (végétalien, sans gluten, halal, casher)
- Espaces de restauration : restaurant privatisé, salle de dîner séparée ?
- Bar et lounge : ouverture, tarifs, service en soirée
- Terrasse ou espace extérieur pour cocktails (couvert en cas de pluie ?)
- Prestataires exclusifs ou possibilité de faire entrer un traiteur externe
- Politique d'alcool et de mise en place bar privatif
- Matériel de service : vaisselle, mobilier, habillage des tables
Chambres et hébergement (10 points)
- Visite d'une chambre standard, supérieure et suite
- Qualité réelle de la literie et des équipements (minibar, café, télé)
- Niveau sonore des chambres (bruit de rue, climatisation, voisins)
- Wifi chambres : débit réel testé dans la chambre
- Disponibilité du room service et horaires
- Politique check-in/check-out et possibilité de check-in tardif pour groupes
- Early check-in : à partir de quelle heure, à quel tarif ?
- Gestion des bagages avant check-in et après check-out
- Chambres communicantes pour familles ou groupes VIP
- Climatisation individuelle dans chaque chambre
Après la visite
Dans les 48 heures suivant la visite, envoyez un email récapitulatif à votre contact hôtelier listant : les points positifs confirmés, les engagements pris oralement pendant la visite (gratuités, services additionnels), et les questions restées sans réponse. Cette trace écrite est précieuse en cas de litige ultérieur.
Questions fréquentes
La visite de site est-elle toujours gratuite ?
Dans la grande majorité des cas, oui. La site inspection fait partie du processus de vente hôtelier et est offerte gratuitement. Certains hôtels remboursent les frais de transport pour les visites à longue distance. Les éductours organisés par les offices de tourisme peuvent également offrir des visites gratuites multi-hôtels.
Combien de temps dure une visite de site hôtelier ?
Entre 1 et 3 heures selon la complexité de l'événement. Prévoyez 30 min pour les salles de conférence, 30 min pour les espaces F&B, 20 min pour les chambres, 20 min pour les discussions contractuelles. Pour un événement multi-jours avec dîner de gala, comptez plutôt 2h30 à 3h.
Peut-on faire une visite virtuelle à la place d'une visite physique ?
La visite virtuelle peut remplacer une visite physique pour les petits événements ou un premier filtre de la short-list. Mais pour tout événement de plus de 50 participants ou de budget supérieur à 20 000 €, la visite physique reste indispensable — les photos et vidéos ne capturent ni l'acoustique, ni le niveau sonore, ni l'odeur, ni le ressenti général.
Qui doit participer à la visite de site ?
Minimum : le planificateur principal. Idéalement : + le responsable technique si AV complexe, + un représentant de la direction pour les événements VIP, + votre agence événementielle si vous en utilisez une. Évitez les groupes de plus de 4 personnes — la visite devient difficile à gérer pour le commercial hôtelier.
Comment comparer plusieurs visites de site ?
Utilisez un tableau de scoring standardisé avec les mêmes critères pondérés pour chaque hôtel. Notez vos impressions immédiatement après la visite — dans les 24h — quand les détails sont encore frais. Comparez les photos et vidéos côte à côte. Le classement instinctif compte aussi : quel hôtel vous a le mieux traité ?