Checklist des besoins audiovisuels pour événements d'entreprise
Oui, un modèle éditable est téléchargeable en fin de post, mais avant ça : les 4 erreurs qui font qu'un checklist reste dans un tiroir sans être signé. On vous explique en 4 min comment les éviter avant votre prochain RFP.
Pourquoi anticiper l'AV dès le RFP
Beaucoup de planificateurs traitent l'AV en bout de course, après la signature du contrat. C'est une erreur. L'AV peut représenter 15 à 25 % du budget total d'un événement d'entreprise. Si vous le découvrez après la signature, vous n'avez plus de levier de négociation. Inscrire vos besoins AV dans le RFP vous permet de comparer les hôtels sur ce critère et d'obtenir des concessions.
Les besoins son
- Microphones : 2 micros HF + 1 micro lavalier minimum pour une plénière. Doublez pour les tables rondes.
- Système de sonorisation : dimensionné selon la salle. Minimum 1 enceinte pour 50 personnes en configuration théâtre.
- Régie son : table de mixage de minimum 8 voies pour les événements à plus de 100 personnes.
- Backup : un micro de secours toujours prêt en régie.
Les besoins vidéo et image
- Écran principal : minimum 4 m de base pour 100 personnes en théâtre, 6 m pour 200, 8 m+ pour 500.
- Vidéoprojecteur : 5 000 lumens minimum, 8 000 si la salle a une lumière naturelle non occultable.
- Écrans de retour orateur : 1 écran de retour 27" minimum face au pupitre.
- Caméras : 2 minimum pour une captation broadcast (plan large + plan rapproché).
- Régie image : mélangeur vidéo type ATEM Mini ou supérieur pour la diffusion live.
Éclairage scénique
L'éclairage scénique est souvent négligé mais transforme radicalement la perception de l'événement.
- Front lights : 4-6 PAR LED minimum pour éclairer le pupitre uniformément.
- Back lights : 2-4 spots de contre pour détacher l'orateur du fond.
- Effets : selon ambiance, prévoir 4-8 lyres motorisées pour les ouvertures de session, awards, dîners.
- Régie lumière : console DMX dédiée si plus de 12 sources lumineuses.
Captation et streaming
De plus en plus d'événements diffusent en hybride. Les besoins typiques :
- Caméras : 2 caméras motorisées + 1 caméra fixe en plongée.
- Encodeur de streaming : appareil dédié type Pearl ou Atomos.
- Plateforme : Zoom Webinar ou plateforme événementielle dédiée (custom ou solution du marché).
- Bande passante : 10 Mbps en upload dédiés au streaming, jamais partagés avec le WiFi participants.
- Backup : 4G de secours en cas de panne du WiFi principal.
WiFi et bande passante
Les besoins WiFi se calculent par participant connecté simultanément. Comptez 5 Mbps minimum par utilisateur pour un événement business standard, 10 Mbps si démonstrations vidéo. Pour 200 participants, prévoyez 1-2 Gbps de bande passante totale, avec un réseau dédié à la plénière séparé du réseau public de l'hôtel.
Personnel technique sur site
Selon la taille de l'événement, prévoyez :
- Régisseur général : chef d'orchestre, présent du briefing à la fin de l'événement.
- Régisseur son : à la table de mixage en plénière.
- Régisseur lumière : à la console DMX si production sophistiquée.
- Régisseur image : au mélangeur vidéo + opérateur caméra.
- Technicien d'entretien : en backup pour gérer les incidents micros, câbles, écrans.
Ce qu'il faut demander dans le RFP
Inclure systématiquement dans le RFP :
- Liste détaillée des besoins AV chiffrés en quantités.
- Demande de devis AV par l'hôtel ou son partenaire AV exclusif.
- Possibilité d'apporter un partenaire AV externe (et conditions de surcharge éventuelle).
- Capacité du WiFi avec test bandwidth si possible.
- Schéma technique de la salle plénière (prises, accroches, dimensions, contraintes acoustiques).
- Tarif d'heures supplémentaires pour le staff technique si l'événement déborde.
Erreurs fréquentes à éviter
- Sous-estimer le budget AV. Une erreur classique est de budgéter 10 % du total alors que la réalité est 20-25 %.
- Accepter le partenaire AV exclusif sans comparer. Certains hôtels imposent leur partenaire à des tarifs élevés. Comparez systématiquement avec un prestataire externe.
- Ne pas tester le WiFi en avance. Faites un test bandwidth réel le jour de l'installation, pas la veille.
- Oublier le backup. Un événement professionnel doit avoir une chaîne de backup pour son, image et connectivité.
Questions fréquentes
Combien représente l'AV dans le budget d'un événement ?
Typiquement 15 à 25 % du budget total d'un événement d'entreprise. Pour les événements avec captation broadcast et streaming hybride, cela peut atteindre 30 %.
Faut-il utiliser le partenaire AV exclusif de l'hôtel ?
Pas nécessairement. Comparez systématiquement avec un prestataire externe. Si vous apportez un externe, demandez à l'hôtel le tarif éventuel de surcharge (souvent 10-20 % du contrat AV).
Quelle bande passante WiFi prévoir pour 200 participants ?
Comptez 5 Mbps minimum par utilisateur, soit 1 Gbps total. Pour les événements avec démonstrations vidéo ou streaming, doublez à 10 Mbps par utilisateur.
Quels sont les besoins minimum pour une plénière de 100 personnes ?
Écran 4 m de base, vidéoprojecteur 5 000 lumens, 2 micros HF + 1 lavalier, sonorisation 50 W minimum, éclairage scénique de base, régisseur général sur place.
Combien de temps avant l'événement valider l'AV ?
Définissez vos besoins dans le RFP (8-9 mois avant), validez le devis AV à la signature du contrat (5-6 mois avant), et organisez une visite technique à J-30 minimum pour valider l'implantation.