Herramientas · Software Gratuito
El método tradicional de gestión de RFPs hoteleros (email manual a cada hotel + seguimiento en Excel) tiene problemas estructurales que se agravan con el volumen: no hay control de versiones de las propuestas, los hoteles responden en formatos distintos que hacen imposible la comparación directa, el seguimiento de plazos es manual y propenso a olvidos, y no queda trazabilidad histórica para negociaciones futuras. Cuando gestionas más de 5-10 RFPs al año, el coste de ineficiencia supera ampliamente el coste de una herramienta especializada, incluso de pago.
| Herramienta | Plan gratuito | Qué incluye gratis | Limitaciones |
|---|---|---|---|
| Easy Hotel RFP | Sí (gratis) | RFPs ilimitados, comparativa, directorio de hoteles | Funcionalidades avanzadas en roadmap |
| HRS Meetings (básico) | Limitado | Búsqueda de hoteles, RFP simple | Funcionalidades completas de pago |
| Cvent (trial) | No (demo) | Demo guiada, sin acceso real | Sin plan gratuito real |
| Eventbrite (inscripciones) | Sí | Inscripciones gratuitas sin comisión | No gestiona RFP de hotel |
| Google Forms + Sheets | Sí | Formulario de RFP manual + compilación | Sin estructura ni automatización |
| Airtable (base de datos) | Limitado | Base de datos de hoteles y propuestas | Sin envío automatizado de RFP |
Las funcionalidades mínimas que debe tener cualquier herramienta de gestión de RFP para ser verdaderamente útil son: envío del RFP en un formato estándar a múltiples hoteles simultáneamente, recepción de propuestas en un formato estandarizado que permita la comparación lado a lado, seguimiento del estado de cada RFP (enviado, en revisión, propuesta recibida, contratado), historial de propuestas para cada hotel para negociaciones futuras, y exportación de los datos en Excel o PDF para presentar a la dirección.
Las funcionalidades avanzadas (integración con sistemas de gestión de viajes corporativos, scoring automático de propuestas basado en criterios ponderados, firma digital de contratos) son útiles pero no imprescindibles para la mayoría de equipos de eventos. Empieza por las funcionalidades básicas y escala a medida que el volumen de eventos lo justifique.
Considera escalar a una herramienta de pago cuando: gestionas más de 30 RFPs al año y el tiempo de gestión manual supera las 2 horas por RFP, tienes un equipo de más de 3 personas gestionando eventos simultáneos que necesitan visibilidad compartida, necesitas informes de gasto por evento para la dirección financiera, o tu política de procurement corporativo exige trazabilidad y aprobaciones en flujo de trabajo. En ese momento, herramientas como Cvent, Lanyon o sistemas de travel management con módulo de MICE pueden justificar su coste.
Gestiona tus RFPs de hotel de forma profesional
Prueba Easy Hotel RFP gratis y compara propuestas en minutos.
Easy Hotel RFP ofrece un plan gratuito permanente con acceso a RFPs ilimitados y comparativa de propuestas. Google Forms combinado con Google Sheets es otra opción completamente gratuita, aunque sin automatización ni estandarización. Cvent y HRS Meetings no tienen planes gratuitos reales.
Un software de RFP estandariza las solicitudes (todos los hoteles reciben el mismo formulario), centraliza las respuestas en un formato comparable, automatiza el seguimiento de plazos y crea un historial de propuestas reutilizable en futuras negociaciones. El tiempo de gestión por RFP se reduce en un 40-60 % según el volumen.
Puedes usarlas como complemento para el seguimiento, pero no reemplazan la funcionalidad específica de RFP: el envío estandarizado a hoteles y la recepción de propuestas en formato comparable. Úsalas para el seguimiento interno y combínalas con una herramienta específica de RFP.
Cvent no ofrece planes de entrada asequibles. El precio mínimo para acceso a funcionalidades de RFP y venue sourcing supera los 5.000-8.000 euros anuales. Para empresas con menos de 20 eventos al año, las alternativas gratuitas o freemium como Easy Hotel RFP ofrecen mejor relación coste-funcionalidad.