Guía Práctica · Venue
Una site inspection es una visita presencial (o virtual en casos excepcionales) al hotel o venue candidato a sede del evento. El objetivo es verificar que el espacio cumple con todos los requisitos técnicos, logísticos y estéticos del evento antes de comprometerte contractualmente. Se realiza después de recibir y analizar las propuestas escritas de los hoteles preseleccionados y antes de firmar ningún contrato.
Para eventos de más de 50 personas, la site inspection presencial es siempre recomendable. Para eventos de más de 200 personas en un hotel desconocido o en una ciudad nueva, es prácticamente obligatoria. La visita virtual (videollamada con recorrido en directo por el hotel) es aceptable para eventos pequeños o cuando la distancia hace inviable el desplazamiento, pero nunca reemplaza completamente a la inspección física para eventos de gran formato.
Una site inspection bien planificada dura entre 2 y 4 horas. Lleva siempre una checklist impresa o en el móvil, una cámara (o usa el teléfono), un medidor de metros si el espacio es crítico, y un ordenador o tableta para hacer pruebas de WiFi en tiempo real. Notifica al hotel con 48 horas de antelación que llevarás dispositivos para pruebas técnicas: así evitas que te digan "hoy el WiFi va más lento de lo habitual".
La agenda recomendada incluye: recepción y briefing con el comercial de grupos (15 min), recorrido por el hall y áreas de registro (15 min), inspección de la sala principal y salas de comisión (45-60 min), área de catering y cocina (20 min), habitaciones de muestra (20 min), accesos y logística (15 min), y reunión final con preguntas y negociación (30 min).
En la sala principal, verifica: superficie exacta (mide con cinta o app), altura libre mínima, posición de columnas y pilares (afectan visibilidad), puntos de carga eléctrica disponibles (potencia máxima para AV), sistema de sonido instalado vs. sistema portátil, tipo de pantallas y visibilidad desde la última fila, temperatura regulable por sala (crítico en eventos de más de 100 personas), luz natural y sistema de oscurecimiento, y acceso para montaje de material pesado.
Para el WiFi, realiza una prueba de velocidad con la app Speedtest o similar en diferentes puntos de la sala. Repite la prueba en hora de carga simulada preguntando al equipo técnico del hotel cuántos dispositivos pueden conectarse simultáneamente y cuál es el ancho de banda dedicado al evento (separado del uso de huéspedes).
| Servicio | Coste estándar (€) | Señal de alerta |
|---|---|---|
| Visita de inspección | Gratuita (grupos >30 pax) | Hotel que cobra por la visita |
| Prueba de catering | Gratuita o 30-80 €/pax | Sin posibilidad de prueba |
| Técnico AV para prueba | Gratuito en visita | Sin técnico disponible |
| WiFi dedicado para prueba | Gratuito en visita | No permiten test de carga |
Las preguntas más importantes durante una site inspection son: ¿Qué otros eventos hay contratados en las mismas fechas? (para evaluar interferencias de ruido y personal). ¿Cuántos eventos simultáneos puede albergar el hotel ese día? ¿El WiFi de la sala es independiente del WiFi de huéspedes? ¿La cocina puede gestionar el servicio de almuerzo para todos los asistentes en menos de 45 minutos? ¿Hay ascensor de carga para el montaje? ¿El contrato incluye una cláusula de penalización si el hotel nos mueve a otro espacio de menor categoría? ¿Qué pasa si hay una obra de construcción en el hotel durante el evento?
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No es legalmente obligatoria, pero se recomienda siempre para eventos de más de 50 personas en un hotel no conocido previamente. Muchos contratos con condiciones desfavorables se firman sin visita previa, lo que genera sorpresas el día del evento.
Los hoteles de cuatro y cinco estrellas con departamento de grupos ofrecen la visita de inspección gratuitamente para grupos de más de 30 personas. Algunos incluso cubren el transporte y el almuerzo de la visita. Si un hotel cobra por la inspección, es una señal de alerta.
Pide al comercial del hotel una videollamada con recorrido en tiempo real por todos los espacios. Solicita que un técnico del hotel esté presente para responder preguntas sobre WiFi, AV y logística. Pide que graben el recorrido y te envíen el vídeo para revisarlo posteriormente con tu equipo.
Se recomienda visitar entre 2 y 3 finalistas. Visitar demasiados genera fatiga de decisión y pierde tiempo valioso. Si el RFP está bien redactado y la preselección es sólida, con 2-3 site inspections es suficiente para tomar una decisión fundamentada.