El Proceso RFP Hotelero: Paso a Paso

El proceso RFP hotelero tiene una lógica clara que, cuando se sigue correctamente, ahorra tiempo y dinero en cada proyecto. Muchos planificadores lo improvisan, lo que genera retrasos, propuestas incompletas y contratos desfavorables. Esta guía te explica las fases del proceso y los tiempos realistas en cada etapa.

Fase 1: Definición de necesidades (1-3 días)

Antes de escribir el RFP necesitas tener claros los parámetros básicos del evento:

• Objetivo del evento: ¿formación, estrategia, incentivo, networking?
• Número de asistentes y perfil: interno (empleados), mixto, externo (clientes, socios).
• Rango de fechas y flexibilidad.
• Destino: ¿fijo (ciudad determinada) o abierto (la mejor oferta gana)?
• Presupuesto total o por persona.
• Requisitos no negociables: distancia máxima al aeropuerto, tipo de hotel (urbano, resort, rural).

Fase 2: Identificación de hoteles candidatos (1-2 días)

Con los parámetros definidos, elabora una lista de 4-8 hoteles candidatos. Las fuentes más fiables son:

• Experiencias propias o de colegas con el hotel.
• Plataformas de sourcing MICE como Easy RFP, con perfiles verificados.
• Referidos de la asociación local de meeting planners.
• Portfolios de cadenas hoteleras con departamento de grupos y convenciones.

Fase 3: Redacción y envío del RFP (1 día)

Redacta el RFP con las 8 secciones esenciales (ver nuestro artículo Cómo escribir un RFP para hoteles). Personaliza el saludo para cada hotel. Establece un plazo de respuesta de 5-7 días laborables. Envía a todos los hoteles simultáneamente para mantener la comparación justa.

Fase 4: Seguimiento durante el plazo de respuesta (3-7 días)

Si a los 3 días no has recibido confirmación de recepción del RFP, llama al contacto MICE del hotel. No es perseguir; es confirmar que el RFP llegó y está siendo procesado. Algunos hoteles filtran automáticamente correos externos a spam.

Fase 5: Evaluación de propuestas (1-3 días)

Cuando lleguen las propuestas, crea una tabla comparativa con las variables clave:

Fase 6: Negociación (1-5 días)

Con la tabla comparativa tienes poder de negociación. Vuelve a los 2-3 finalistas con peticiones concretas:

• Mejora de tarifa de habitación en un X%.
• Inclusión de sala de reunión en el paquete.
• Ampliación del plazo de attrition.
• Upgrade de habitación para el organizador.

Fase 7: Site inspection (1-2 días, opcional)

Para eventos de alto valor o contratos superiores a €30.000, visita físicamente los 2-3 finalistas antes de decidir. El hotel suele cubrir los costes de la inspección (viaje + noche) como inversión comercial.

Fase 8: Selección y firma del contrato (1-3 días)

Comunica la decisión a todos los hoteles. Al elegido, negocia los últimos términos del contrato. Revisa especialmente las cláusulas de attrition, cancelación y force majeure antes de firmar.

Tiempo total del proceso

Para un evento estándar de 30-100 asistentes, el proceso completo dura entre 3 y 6 semanas. Para eventos grandes (+200 personas) o con requisitos complejos, cuenta con 8-12 semanas desde el primer RFP hasta el contrato firmado.