Guía práctica para calcular el presupuesto de tu próxima conferencia o evento corporativo: partidas clave, plantilla y consejos para optimizar costes.
El presupuesto de un evento corporativo se calcula listando todas las partidas por asistente: alquiler de sala (o tarifa DDR), catering, equipamiento AV, transporte, alojamiento, honorarios de ponentes, material impreso y gastos de gestión. Añade un 10–15% de margen para imprevistos.
Las partidas de coste más grandes son típicamente: espacio y catering (40–60% del presupuesto total), alojamiento de asistentes (15–25%), tecnología AV y producción (10–20%), honorarios y desplazamientos de ponentes (5–15%) y marketing/comunicación (5–10%).
Una regla general para conferencias corporativas de un día en España: 100–200 euros por asistente para una tarifa DDR (sala, AV, catering). Para eventos de varios días con alojamiento, calcula 180–400 euros por asistente y día incluyendo habitación.
Reduce costes de evento mediante: reserva fuera de temporada alta, negociación de tarifa DDR en vez de servicios sueltos, reserva anticipada (6+ meses) para mejores precios, limitación del número de noches de hotel y solicitud simultánea a varios hoteles mediante Easy RFP para generar competencia.
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