Plantilla RFP Hotel para Reuniones 2026
Un RFP (Request for Proposal) bien estructurado es la diferencia entre recibir propuestas comparables en 24 horas o perseguir a los hoteles durante semanas. Esta plantilla cubre todos los campos que los departamentos de eventos corporativos de una cadena hotelera necesitan para responder con precisión.
Estructura de un RFP profesional
1. Datos del organizador
Nombre completo, empresa, cargo, teléfono directo, email, y si es relevante, el número de cliente corporativo con la cadena hotelera. Los hoteles priorizan RFPs de clientes conocidos.
2. Descripción del evento
Tipo de evento (conferencia anual, retiro de dirección, formación, kick-off de ventas), objetivo principal, tono (formal/informal), idioma de trabajo y si habrá oradores externos o keynote speakers.
3. Fechas
Fecha preferente + 2 alternativas con una semana de margen. Cuanto más flexible seas, mejores tarifas obtendrás. Indica también si las fechas son absolutamente fijas (por ejemplo, ligadas a un lanzamiento de producto).
4. Asistentes
Número confirmado, número estimado y procedencia geográfica. Esto permite al hotel evaluar si necesita habitaciones adicionales en propiedades aliadas.
5. Necesidades de sala
Sesión plenaria: capacidad máxima + configuración (teatro, clase, cabaret, banquete, herradura). Salas de trabajo: número, tamaño estimado, configuración. Sala VIP o de prensa si aplica.
6. Catering
Número de coffee breaks (indicar si incluyen fruta fresca, pastelería, opciones veganas), almuerzos (sentado o buffet), cena de gala (menú o buffet, número de vinos, coordinación con sommelier). Especifica también alergias conocidas en el grupo.
7. AV y tecnología
Proyector o pantalla LED, micrófonos (lavalier, de solapa, inalámbrico), sistema de sonido, streaming en vivo (ancho de banda mínimo requerido), cabinas de traducción simultánea si aplica.
8. Habitaciones
Número de rooms block, fechas de check-in/check-out, categorías (estándar, superior, suite para directivos), política de cancelación aceptable y tarifa rack vs. tarifa grupal negociada.
9. Presupuesto indicativo
Indica un rango de DDR (Day Delegate Rate) o presupuesto total. Esto no te compromete, pero permite que el hotel ajuste su oferta a lo que es realista para ti.
10. Criterios de decisión y fecha límite
Menciona en qué te basarás para decidir (precio, experiencia MICE, sostenibilidad, ubicación) y cuándo necesitas recibir la propuesta. Una fecha límite clara acelera todo el proceso.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un DDR en un RFP hotelero?
El DDR (Day Delegate Rate) es el precio por persona y día que incluye sala principal, coffee breaks, almuerzo y equipamiento AV básico. Es el índice de comparación estándar en MICE Europa.
¿Cuántos hoteles debo incluir en un RFP?
Lo óptimo es enviar a 5–8 hoteles: suficientes para tener opciones reales, pero no tantos como para hacer el proceso inmanejable. Filtra previamente por capacidad, ubicación y categoría mínima.
¿Debo revelar mi presupuesto en el RFP?
Sí, en términos generales. Indicar un rango de DDR o presupuesto total elimina propuestas fuera de rango y ahorra tiempo a ambas partes. No estás obligado a dar el número exacto.
¿Con qué antelación debo enviar el RFP?
Para eventos grandes (+200 pax), 9–12 meses. Para eventos medianos (50–200 pax), 4–6 meses. Para reuniones pequeñas urgentes, 4–6 semanas suele ser suficiente si el hotel tiene disponibilidad.
¿Puedo reutilizar la misma plantilla para diferentes ciudades?
Sí, la estructura es universal. Solo necesitas adaptar los campos de ubicación, los nombres de salas y las preferencias de catering local. Easy RFP te permite enviar el mismo brief a hoteles de múltiples ciudades simultáneamente.
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