El mínimo de F&B (Food and Beverage, alimentos y bebidas) es el importe mínimo de gasto en servicios de catering que tu empresa se compromete a consumir en el hotel durante el evento. Al igual que la cláusula de attrición para las habitaciones, el mínimo de F&B es una garantía de ingresos para el hotel que, si no se alcanza, puede generar una penalización contractual.
Qué incluye el mínimo de F&B
El mínimo de F&B puede incluir todos o algunos de los siguientes servicios, dependiendo de cómo se defina en el contrato:
- Almuerzos, cenas y desayunos de grupo
- Coffee breaks y servicios de restauración durante las sesiones
- Cócteles de bienvenida y recepciones
- Cenas de gala y banquetes
- Consumo en el bar del hotel por parte de los asistentes
- Minibar (en algunos contratos)
Es fundamental que el contrato especifique exactamente qué servicios computan hacia el mínimo. Un error frecuente es asumir que todos los servicios del hotel cuentan, cuando en realidad solo los servicios de grupo reservados con antelación son los que suelen incluirse.
Cómo se calcula el mínimo de F&B
Los hoteles calculan el mínimo de F&B de varias formas:
- Por participante y día: Un importe fijo multiplicado por el número de asistentes y la duración del evento
- Como porcentaje del valor total del bloque de habitaciones: Entre el 30% y el 60% del valor del bloque
- Como importe fijo total: Una cifra global acordada independientemente del desglose
Rangos habituales de mínimo de F&B
| Tipo de evento | Mínimo F&B habitual (por pax/día) |
|---|---|
| Reunión ejecutiva con almuerzos | 60-100 euros |
| Congreso con coffee breaks y almuerzo | 40-70 euros |
| Evento con cena de gala incluida | 120-200 euros |
| Retiro corporativo full board | 150-250 euros |
| Evento solo sala sin catering | 20-40 euros (sala) |
Estrategias para cumplir y negociar el mínimo de F&B
Si en la planificación del evento prevés que el gasto real de catering podría quedar por debajo del mínimo comprometido, tienes varias opciones:
- Añadir un coffee break adicional o un aperitivo de bienvenida para aumentar el gasto
- Mejorar la calidad del menú del almuerzo a una categoría superior
- Incluir una recepción de cócteles previa a la cena que no estaba inicialmente planificada
- Negociar que el exceso de gasto en habitaciones se traslade al cómputo del mínimo de F&B
La flexibilidad contractual es clave. Solicita en el contrato que el mínimo de F&B pueda alcanzarse con cualquier combinación de servicios de restauración del hotel, no solo con los que están pre-reservados al momento de firmar.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no alcanzamos el mínimo de F&B?
El hotel puede cobrar la diferencia entre el mínimo garantizado y el gasto real. La penalización suele ser el importe no alcanzado menos el coste variable de alimentos no consumidos.
¿El mínimo de F&B incluye el IVA y el cargo de servicio?
Depende del contrato. Siempre negocia que el mínimo se refiera al importe neto antes de impuestos y cargos de servicio. Esto puede suponer una diferencia del 20-30% en el importe real a gastar.
¿Puedo negociar un mínimo de F&B más bajo?
Sí. Los factores que ayudan a negociarlo a la baja son el volumen del bloque de habitaciones, la recurrencia del evento, y si el hotel tiene una ocupación baja en las fechas del evento.
¿El consumo individual en el restaurante computa hacia el mínimo de F&B?
Solo si está especificado en el contrato. Habitualmente el mínimo de F&B solo computa los servicios de grupo organizados por el planificador, no el consumo libre de los participantes en el restaurante o el bar.
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