Sector Pharma · MICE
El Código de Conducta de EFPIA (revisado en 2023) establece que las empresas farmacéuticas solo pueden organizar o patrocinar reuniones científicas con un propósito educativo o científico legítimo y en un venue adecuado. Los límites concretos de hospitalidad son: el gasto de alojamiento y hospitalidad no puede superar lo que es razonable en el contexto del evento, y el transporte solo se cubre si es necesario para la asistencia. Los eventos no pueden celebrarse en destinos de lujo o resort que parezcan inapropiados o que sean el motivo principal de asistencia.
La interpretación práctica varía por país. En España, la normativa Farmaindustria (basada en el código EFPIA) establece limits específicos por tipo de evento y categoría de profesional sanitario. Los departamentos de compliance de las grandes farmacéuticas suelen tener guías internas más restrictivas que la norma EFPIA mínima. Consulta siempre con el departamento de compliance del cliente antes de iniciar el proceso de selección de venue.
Un venue pharma-compliant debe cumplir varios criterios: ubicación en un destino reconocido como apropiado (no exclusivamente de resort o destino de lujo), sala con capacidad científica real (suficiente tamaño para el número de asistentes con configuración en teatro o clase, no en círculo de cóctel), catering en línea con los límites EFPIA (sin excesos ostentosos), y el hotel no puede ser el único motivo de atractivo del evento.
Las ciudades más aceptadas para eventos pharma en España son Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla y Bilbao. En Europa, Ámsterdam, Berlín, Múnich, Viena, Barcelona y París son las primeras opciones para congresos médicos de alto nivel. Los resorts costeros o de esquí son problemáticos desde la perspectiva EFPIA, incluso si el programa científico es de alta calidad.
| Tipo de gasto | Límite orientativo (€/delegado) | Restricciones |
|---|---|---|
| Alojamiento por noche | Hasta 180-250 (varía por país) | Hotel de categoría razonable |
| Almuerzo/cena de trabajo | Hasta 60-90 por comida | Sin alcohol excesivo ni gala de lujo |
| Coffee break | Hasta 20-35 | Sin restricciones especiales |
| Transporte | Clase turista (vuelos hasta 4h) | Business solo si >4h o médicamente justificado |
| Actividades sociales | Razonable y no el motivo principal | Proporcional al programa científico |
Los límites exactos varían por país y por el código interno de cada empresa. Consulta siempre con compliance.
Desde 2016, el EFPIA Disclosure Code obliga a las empresas farmacéuticas a publicar anualmente las transferencias de valor a profesionales sanitarios y organizaciones, incluyendo los gastos de hospitalidad en eventos médicos. Esto significa que cada euro gastado en alojamiento, comidas o actividades para un médico o farmacéutico debe ser registrado por nombre del profesional, importe y concepto, y publicado en el informe anual de transparencia.
Para los planners, esto implica que los listados de asistentes a eventos pharma no son documentos internos sin más: son el origen de los datos de transparencia que la empresa publicará. La precisión en la recogida de datos de asistentes (nombre completo, categoría profesional, país, especialidad) es parte del compliance del evento.
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El Código de Conducta EFPIA establece los estándares de compliance para eventos y hospitalidad organizados por empresas farmacéuticas para profesionales sanitarios. Regula los límites de gasto, el tipo de venue permitido, la documentación requerida y las obligaciones de transparencia. Su cumplimiento es obligatorio para todos los miembros de EFPIA y adaptado a normativa local por asociaciones nacionales como Farmaindustria en España.
Con restricciones. El venue debe ser apropiado para el propósito científico del evento. Los resorts de lujo o destinos exclusivamente turísticos son problemáticos si pueden dar la impresión de que el evento se elige por el destino y no por la agenda científica. Consulta con el departamento de compliance del cliente antes de proponer estos venues.
El contrato con el hotel (con precios desglosados por concepto), el programa científico firmado, el listado de asistentes con categoría profesional, todas las facturas desglosadas y los consentimientos de los profesionales sanitarios para recibir hospitalidad. Conserva todo durante un mínimo de 5 años.
Depende de los límites establecidos por el código EFPIA local y el compliance interno de la empresa. En general, el hotel debe ser de categoría adecuada al destino sin excesos. Un 5 estrellas en una ciudad donde es el estándar para el tipo de evento puede ser aceptable; un 5 estrellas de lujo extremo en un resort difícilmente lo será.