Guía Práctica · Herramientas
Los errores más costosos en la organización de eventos no ocurren en la logística del día, sino en la fase de contratación. Un salón que mide 10 metros cuadrados menos de lo especificado, un sistema de WiFi que colapsa con 100 usuarios simultáneos o una cláusula de cancelación que no detectaste a tiempo pueden convertir un evento bien planificado en una crisis de última hora.
Esta checklist está organizada en seis bloques temáticos para que puedas delegarla por áreas a tu equipo. Marca cada punto como verificado, en revisión o pendiente, y nunca firmes el contrato hasta que todos los bloques estén en verde.
Verifica la superficie exacta (m²) del salón principal, el aforo en teatro, en clase, en U y en gala. Comprueba la altura libre mínima (crítica para pantallas LED y decoración vertical). Confirma el número y tamaño de las salas de comisión. Verifica el acceso para personas con movilidad reducida (ascensor, rampas, aseos adaptados). Comprueba el acceso para materiales pesados o vehículos de montaje (carga y descarga, montacargas). Confirma el horario de montaje y desmontaje y si hay costes adicionales por trabajo en festivos o nocturnidad.
Realiza una prueba de velocidad de WiFi en el horario de máxima carga previsto (no te fíes solo de las especificaciones del hotel). Confirma el número de conexiones simultáneas garantizadas y si existe un canal dedicado para el evento. Verifica el equipo de proyección (resolución mínima 1080p, luminosidad en sala), el sistema de sonido (micrófonos de mano, de solapa, de mesa para paneles), el tipo de pantallas y si son LED o proyección. Confirma la disponibilidad de fibra óptica dedicada para streamings en directo y el soporte técnico in situ durante el evento.
| Servicio AV | Coste aproximado (€) | Incluido en DDR |
|---|---|---|
| Técnico AV (por día) | 300 - 600 | A veces |
| LED Wall 3x2m (por día) | 800 - 1.800 | No |
| Streaming profesional | 600 - 2.500 | No |
| Sistema traducción simultánea | 400 - 1.200/día | No |
| Fibra dedicada para evento | 200 - 800/día | Raro |
Confirma el menú de coffee break (variedad, cantidad por persona, renovación de bebidas). Verifica la disponibilidad de opciones vegetarianas, veganas, sin gluten, sin lactosa y para alergias graves (frutos secos). Confirma si el hotel gestiona internamente el catering o subcontrata. Revisa el ratio de personal de servicio por asistente para comidas servidas. Pide una propuesta de menú de almuerzo con precio por persona y margen de ajuste.
Confirma el número de habitaciones bloqueadas, el desglose por tipo (individual, doble, suite) y la tarifa por noche con impuestos incluidos. Verifica la política de release (fecha hasta la que puedes liberar habitaciones sin penalización). Confirma la política de check-in temprano y check-out tardío para grupos. Comprueba si el hotel ofrece cortesías (fam rooms) por volumen de bloqueo (habitualmente 1 gratis por cada 25-40 pagadas).
Lee con detalle la cláusula de cancelación: penalizaciones por fecha (habitualmente 25 % a 6 meses, 50 % a 3 meses, 100 % a 30 días). Verifica la cláusula de force majeure (qué eventos eximen de penalización). Confirma si existe cláusula de attrition en habitaciones (porcentaje mínimo de ocupación comprometida). Verifica las condiciones de facturación y el plazo de pago. Comprueba si el contrato incluye master account para centralizar todos los gastos del evento.
Confirma que el hotel tiene seguro de responsabilidad civil para eventos. Verifica el plan de evacuación y las salidas de emergencia del salón. Comprueba si el hotel dispone de generador eléctrico de respaldo. Verifica la disponibilidad de médico o AED (desfibrilador) en las instalaciones. Confirma el proveedor de seguridad privada si el evento requiere control de acceso. Asegura tu propio seguro de cancelación de evento como organizador.
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La cláusula de attrition establece un porcentaje mínimo de habitaciones o servicios que debes consumir del bloqueo contratado. Si no llegas a ese mínimo, el hotel te cobrará la diferencia. Habitualmente oscila entre el 70 % y el 85 % del bloqueo total.
Como regla general, calcula un mínimo de 1 Mbps dedicado por asistente para un uso básico (presentaciones, email). Si habrá streaming, votaciones en directo o aplicaciones de evento, eleva a 2-3 Mbps por persona. Pide siempre una prueba de carga real antes de firmar.
El DDR (Delegate Day Rate) estándar incluye alquiler de sala, equipo AV básico, coffee break de mañana y tarde, almuerzo de trabajo y agua en sala. La tecnología avanzada (LED walls, streaming, traducción simultánea) casi siempre se cotiza aparte.
Para eventos de menos de 50 personas, 4-8 semanas suelen ser suficientes. Para 50-200 personas, 2-4 meses. Para más de 200 personas o en fechas de alta demanda, planifica con 6-12 meses de antelación.