Checklist para Organizar una Cena de Gala en Hotel

Una cena de gala corporativa es uno de los eventos con mayor visibilidad y mayor potencial de impacto en la imagen de la empresa. Un error de planificación en este tipo de eventos se recuerda durante años. Esta lista de verificación cubre todas las fases desde la selección del hotel hasta el día del evento.

Fase 1: Definición (10-12 semanas antes)

• ☐ Número de asistentes confirmado (o rango estimado con mínimo y máximo).
• ☐ Fecha y posibles alternativas.
• ☐ Objetivo de la cena: premiación, celebración de resultados, cierre de congreso, networking, celebración de aniversario.
• ☐ Presupuesto total aprobado (por persona o total).
• ☐ Perfil de los asistentes: internos (empleados), externos (clientes, socios), mixtos.
• ☐ Restricciones dietéticas conocidas del grupo.
• ☐ Código de vestimenta previsto: business formal, smart casual, temático.

Fase 2: RFP y selección del espacio (8-10 semanas antes)

• ☐ Lista de 3-5 hoteles candidatos con salón de gala adecuado.
• ☐ RFP enviado con: fecha, número de personas, tipo de menú deseado, decoración, AV/entretenimiento.
• ☐ Propuestas recibidas y comparadas en tabla.
• ☐ Visita al espacio seleccionado (site inspection).
• ☐ Contrato firmado con: precio fijo por persona, política de cancelación, cláusula de cambio de asistentes.

Fase 3: Planificación del menú (6-8 semanas antes)

• ☐ Degustación del menú propuesto (obligatoria para cenas de más de 50 personas).
• ☐ Selección de menú: entrante, plato principal, postre + amuse-bouche si el presupuesto lo permite.
• ☐ Menús alternativos para vegetarianos, veganos, celíacos, halal, kosher.
• ☐ Selección de vinos con el sommelier del hotel.
• ☐ Confirmación de la lista de restricciones dietéticas individuales.

Fase 4: Logística del evento (4-6 semanas antes)

• ☐ Distribución de mesas (plano del salón con nombres o criterios de agrupación).
• ☐ Decoración: flores, centros de mesa, candelabros, temática visual.
• ☐ Audiovisual: presentaciones, vídeo corporativo, música en directo o DJ.
• ☐ Programa de la velada: hora de aperitivo, hora de acceso al salón, brindis, premiación si aplica, baile.
• ☐ Dresscode comunicado a los asistentes.
• ☐ Gestión de llegadas: registro, acreditaciones, valet parking.

Fase 5: Semana del evento

• ☐ Confirmación de asistentes definitivos al hotel (cifra para el catering).
• ☐ Prueba de sonido y presentaciones.
• ☐ Briefing con el coordinador del hotel: timing exacto de cada servicio.
• ☐ Kit de emergencia: tijeras, cinta adhesiva, marcadores, tarjetas de mesa extra, adaptador HDMI.

Día del evento

• ☐ Visita al salón 3 horas antes: verificar decoración, disposición de mesas, iluminación, temperatura.
• ☐ Test final de proyección y audio.
• ☐ Briefing con equipo de servicio del hotel (camareros, capitán de sala).
• ☐ Posición del anfitrión para recibir a los asistentes.
• ☐ Gestión de imprevistos: persona de contacto del hotel con teléfono directo.

Presupuesto orientativo por persona