Guía Técnica · AV
Un evento corporativo de 2026 descansa sobre cinco pilares tecnológicos que deben funcionar de forma coordinada: la conectividad (WiFi y datos), la presentación visual (proyección, pantallas LED), el sonido (micrófonos, altavoces, monitoreo), la transmisión (streaming, grabación, retransmisión), y la experiencia del asistente (app de evento, votaciones en tiempo real, networking digital). El fallo de cualquiera de estos pilares afecta a la percepción global del evento.
El WiFi es el recurso más subestimado y más problemático de los eventos corporativos. La regla básica es 1 Mbps dedicado por asistente para uso básico (presentaciones, email, consulta web). Si habrá streaming simultáneo, aplicaciones de votación, descarga de materiales o uso intensivo de redes sociales, eleva a 2-3 Mbps por asistente. Para un congreso de 500 personas con streaming y votaciones en directo, necesitas al menos 1.000-1.500 Mbps dedicados al evento.
La clave es "dedicado": el ancho de banda del evento debe estar segregado del WiFi de huéspedes del hotel. Muchos hoteles ofrecen "WiFi gratuito" que comparte el mismo pipe con los huéspedes. En un congreso de 400 personas, si 200 huéspedes del hotel están usando Netflix simultáneamente, tu evento sufre. Exige siempre un canal dedicado verificable.
La proyección tradicional está cediendo terreno rápidamente a las pantallas LED. El LED direct-view tiene varias ventajas sobre la proyección: imagen perfecta con luz ambiente (no necesitas oscurecer la sala), ratio de contraste superior, sin "punto de proyección" que bloquee líneas de visión y sin lámpara que se funda en el momento menos oportuno. Las pantallas LED para eventos se alquilan desde 1.200-1.800 euros por día para tamaños 3x2m (alquiler completo incluyendo técnico).
Para salas de hasta 200 personas, la proyección convencional (mínimo 10.000 lúmenes en sala oscurecible) sigue siendo coste-eficiente. Para salas mayores o con mucha luz ambiente, LED es la recomendación técnica estándar en 2026.
| Elemento AV | Coste aprox. (€/día) | Para cuándo |
|---|---|---|
| Proyector 10.000 lm + pantalla | 350 - 800 | Salas hasta 200 pax oscurecibles |
| LED Wall 3x2m | 1.200 - 1.800 | Salas con luz, impacto visual |
| Sistema de sonido (sala 200 pax) | 400 - 900 | Ponencias, paneles |
| Técnico AV dedicado | 350 - 600 | Todo evento con AV |
| Streaming profesional (1 cámara) | 800 - 1.500 | Retransmisión o grabación |
| Traducción simultánea (2 cabinas) | 1.200 - 2.500 | Eventos multilingüe |
| App de evento (hasta 500 usuarios) | 1.500 - 4.000/evento | Congresos con agenda dinámica |
| Sistema de votación en tiempo real | 500 - 1.500 | Keynotes, asambleas |
Las apps de evento han evolucionado de simples agendas digitales a plataformas de networking inteligente. Las más usadas en 2026 (Whova, Hopin, Swapcard, Eventee, Brella) permiten: agenda personalizable con alertas, directorio de asistentes con función de networking por intereses, votaciones y Q&A en directo, mapas del venue, gamificación (puntos por asistencia a sesiones), y encuestas post-evento. El coste varía entre 1.500 y 4.000 euros para eventos de menos de 500 asistentes, con precios crecientes por volumen.
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Para 300 asistentes con streaming activo, votaciones y uso de app de evento, necesitas al menos 600-900 Mbps dedicados exclusivamente al evento (segregados del WiFi de huéspedes). Pide siempre un canal dedicado verificable y realiza una prueba de carga antes del evento.
En la mayoría de los casos, una empresa de AV externa ofrece mejor precio (30-60 % inferior), mayor calidad de equipamiento y mejor respuesta técnica el día del evento. El inconveniente es la coordinación logística con el hotel para acceso y montaje. Para eventos de más de 100 personas, la empresa externa suele ser la mejor opción.
El LED direct-view es una pantalla de diodos LED sin proyección, que genera imagen propia con alta luminosidad. No necesita oscurecer la sala para verse bien, tiene contraste superior y no tiene el riesgo de lámpara fundida. Se recomienda para salas con mucha luz natural, eventos de más de 200 personas o cuando el impacto visual es prioritario.
Las principales plataformas de apps de evento cobran entre 1.500 y 4.000 euros para eventos de hasta 500 asistentes, dependiendo de las funcionalidades incluidas (networking inteligente, gamificación, integración con sistema de inscripciones). Plataformas como Whova, Swapcard o Brella tienen planes específicos para este tamaño de evento.