Eine Besichtigung (Site Inspection) ist ein persönlicher Besuch beim potenziellen Veranstaltungsort vor der endgültigen Buchung. Tagungsplaner bewerten Raumgrößen, Technikausstattung, Akustik, Catering, Parkplätze und Barrierefreiheit.
Häufige Fragen
Was ist eine Site Inspection bei Veranstaltungen?
Eine Site Inspection ist ein persönlicher Besuch eines potenziellen Veranstaltungsorts vor der Buchungsbestätigung. Planer prüfen Raumkapazitäten, AV-Technik, Akustik, Catering, Parkmöglichkeiten und Erreichbarkeit.
Was sollte man bei einer Hotelbesichtigung prüfen?
Wichtige Punkte: Raumkapazitäten in verschiedenen Bestuhlung, natürliches Licht und Verdunkelung, WLAN-Bandbreite, Anliefermöglichkeiten, Zimmerqualität (bei Übernachtungsveranstaltungen), F&B-Verkostung und Verkehrsanbindung.
Ist eine virtuelle Besichtigung möglich?
Ja. Viele Hotels bieten virtuelle Besichtigungen per 3D-Tour oder Live-Videokonferenz an. Für die erste Vorauswahl funktioniert das gut – für größere Events bevorzugen die meisten Planer aber eine persönliche Begehung vor Vertragsabschluss.
Wer sollte an einer Besichtigung teilnehmen?
Mindestens der federführende Eventplaner. Für komplexe Veranstaltungen empfiehlt sich die Teilnahme des AV-/Produktionsleiters, des Kunden oder wichtiger Stakeholder sowie des F&B-Verantwortlichen.