Die ultimative Checkliste für die Veranstaltungsplanung: 100 Schritte von der ersten Idee bis zum Nachbereitungs-Report für Konferenzen und Corporate Events.
Dieser Leitfaden beantwortet die wichtigsten Fragen rund um das Thema Was sind die wichtigsten Schritte der Veranstaltungsplanung und gibt Ihnen praktische Tipps für Ihren nächsten Event.
Die wichtigsten Schritte der Veranstaltungsplanung sind: Zieldefinition und Zielgruppe (6–12 Monate vor Event), Budgetplanung, Venue-Auswahl und RFP-Prozess (4–8 Monate vorher), Programm und Referentenakquise (3–6 Monate vorher), Teilnehmer-Einladungen und Anmeldung (2–4 Monate vorher), Logistik und Technik (1–2 Monate vorher) und Nachbereitung (1–4 Wochen danach).
Mit der Planung einer Konferenz sollten Sie beginnen: für Großveranstaltungen (300+ Teilnehmer) 12–18 Monate im Voraus, für mittlere Events (50–300 Teilnehmer) 6–9 Monate vorher und für kleine Meetings (bis 50 Teilnehmer) 3–6 Monate im Voraus. Die Venue-Buchung und Hotel-RFPs sollten immer als erstes abgeschlossen werden.
Häufige Fehler: zu späte Venue-Buchung (zu wenig Auswahl), unrealistisches Budget (keine Puffer eingeplant), zu viele Programmpunkte in zu kurzer Zeit, vernachlässigter technischer Probelauf, fehlende Kommunikationsstrategie für kurzfristige Änderungen und keine klaren Verantwortlichkeiten im Team.
Den Erfolg einer Veranstaltung messen Sie durch: Teilnehmer-Feedback (NPS-Umfrage direkt nach dem Event), Zielerreichung (Leads generiert, Entscheidungen getroffen, Wissensvermittlung), Budgeteinhaltung, mediale Reichweite (Social Media, Presseartikel) und Folgebuchungsrate für wiederkehrende Events.
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