Site Inspection beim Hotel: Vollständige Checkliste
Eine Site Inspection ist die physische Besichtigung eines Hotels oder Veranstaltungsorts vor der Vertragsunterzeichnung. Sie ist die einzige Möglichkeit, die Qualität des Orts, die Raumgröße und das Service-Niveau aus eigener Anschauung zu beurteilen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie eine Site Inspection effektiv durchführen.
Wann ist eine Site Inspection notwendig?
- Veranstaltungsbudget über €15.000
- Mehr als 50 Teilnehmer
- Erste Zusammenarbeit mit dem Hotel
- Spezielle technische oder logistische Anforderungen
- Hochkarätiger Event (Vorstandssitzung, Kundenevent, gala)
Bei kleineren, unkomplizierten Events in bekannten Hotels kann auf eine Inspektion verzichtet werden.
Vorbereitung der Site Inspection
- Terminvereinbarung: Mindestens 3-5 Tage im Voraus, idealerweise zu einer Zeit, die Ihrem Event-Zeitraum ähnelt (z.B. dienstags 10:00 Uhr, wenn Ihr Event dienstags ist).
- Teilnehmer der Inspektion: Sie allein oder mit einem Vertreter des Auftraggebers. Nicht mehr als 3 Personen – sonst wird es zu zeitaufwendig.
- Vorbereitung der Fragenliste basierend auf den RFP-Details und dem bisherigen Angebot des Hotels.
Checkliste für die Site Inspection
Anreise und Empfang
- ☐ Parkplatzsituation (kostenlos? Kapazität für die Gruppe?)
- ☐ Transfer-Entfernung vom Flughafen/Bahnhof
- ☐ Empfangsqualität an der Rezeption
- ☐ Zeitdauer vom Parkplatz bis zur Tagungsebene
Tagungsräume
- ☐ Tatsächliche Raumgröße (m²) gemessen oder bestätigt
- ☐ Deckeninhöhe (wichtig für Projektionssysteme)
- ☐ Tageslicht und Verdunkelungsmöglichkeit
- ☐ Schallschutz zu benachbarten Räumen (anderen Gruppen)
- ☐ Raumkonfiguration in Wunsch-Bestuhlung überprüfen
- ☐ Anzahl und Qualität der Steckdosen/Anschlüsse
AV-Technik
- ☐ Beamer/Bildschirm-Qualität und Anzahl
- ☐ Mikrofonsystem (Typ, Anzahl verfügbarer Mikrofone)
- ☐ WLAN-Verfügbarkeit im Raum (live testen mit Speedtest)
- ☐ Videokonferenz-Infrastruktur (Zoom/Teams-kompatibel?)
Catering und F&B-Räume
- ☐ Kaffeepausen-Bereich (separater Raum oder Korridor?)
- ☐ Restaurantkapazität für Gruppenmahlzeiten
- ☐ Qualität des Küchenteams (kurze Rücksprache möglich?)
Hotelzimmer
- ☐ Probe-Zimmer besichtigen (Standardzimmer des Kontingents)
- ☐ Bettenqualität und Lärmpegel im Zimmer
- ☐ WLAN im Zimmer (testen)
- ☐ Qualität des Badezimmers
Service und Gesamteindruck
- ☐ Freundlichkeit und Professionalität des Personals
- ☐ Qualität des Event Coordinators (Ihrer Hauptkontaktperson)
- ☐ Allgemeines Erscheinungsbild und Sauberkeit des Hotels
- ☐ Stimmigkeit zwischen Angebot und Realität
Nach der Site Inspection
Halten Sie Ihre Eindrücke unmittelbar nach der Besichtigung schriftlich fest. Mit Fotos und Notizen können Sie die Inspektion bei internen Entscheidungsprozessen präsentieren und Ihre Verhandlungsposition schärfen. Wenn ein Hotel bei der Inspektion Schwächen zeigt, die nicht im Angebot erwähnt wurden, nutzen Sie das als Verhandlungsargument für bessere Konditionen.
Häufige Fragen
Übernimmt das Hotel die Kosten für meine Site Inspection?
Für große Events (Kontraktvolumen über €25.000-30.000) übernehmen viele Hotels die An- und Abreisekosten sowie eine Übernachtung als Investition in den Abschluss. Für kleinere Events sollten Sie selbst zahlen. Fragen Sie proaktiv: 'Bieten Sie eine Hosted Inspection für Planer an?'
Kann ich eine Site Inspection virtuell durchführen?
Virtuelle Besichtigungen via Video-Call sind ein Behelf, ersetzen aber nicht die physische Inspektion. Sie können den Schalldruck in benachbarten Räumen nicht beurteilen, das Serviceniveau nicht erleben und technische Details nicht live testen. Für wichtige Events: immer physisch.
Wie viele Hotels sollte ich für Site Inspections besuchen?
Idealerweise die 2-3 Finalisten nach der ersten Angebotsauswertung. Mehr als 3 Site Inspections sind selten notwendig und erhöhen den Zeitaufwand unverhältnismäßig. Die Investition lohnt sich für die Finalisten, nicht für die gesamte Longlist.
Was mache ich, wenn das Hotel bei der Inspektion schlechter ist als erwartet?
Nutzen Sie die Diskrepanz zwischen Angebot/Fotos und Realität als Verhandlungsargument für bessere Konditionen oder lehnen Sie das Hotel ab. Sie sind zu diesem Zeitpunkt noch nicht vertraglich gebunden. Dokumentieren Sie die Differenz zwischen Versprechen und Realität schriftlich.
Wie lange sollte eine Site Inspection dauern?
Für ein vollständiges Event-Setup (2 Tagungsräume, Zimmer, Verpflegungsbereich): 1,5-2 Stunden. Für große Events mit komplexen Anforderungen: 3-4 Stunden. Planen Sie ausreichend Zeit ein und lassen Sie sich nicht hetzen.