RFP-Software vs. manuelle Verwaltung: Ehrlicher Vergleich
Bis vor wenigen Jahren verwalteten die meisten Veranstaltungsplaner den Hotel-RFP-Prozess mit E-Mails, Excel-Tabellen und viel manuellem Aufwand. Heute gibt es spezialisierte Plattformen. Der Vergleich zeigt, wann sich welcher Ansatz lohnt.
Manuelle Verwaltung: E-Mail und Excel
Wie es funktioniert
Der Planer verfasst den RFP in Word, versendet ihn per E-Mail an jedes Hotel einzeln und sammelt die Angebote – oft als unterschiedliche PDF-Dateien – in Ordnern. Die Auswertung erfolgt manuell in Excel.
Stärken der manuellen Verwaltung
- Volle Kontrolle über Format und Personalisierung jeder Anfrage
- Keine Einarbeitungszeit in neue Software
- Keine Kosten für zusätzliche Tools
- Geeignet für 1-3 Events pro Jahr
Schwächen der manuellen Verwaltung
- Zeitaufwendiges Versenden und Nachfassen bei jedem Hotel einzeln
- Angebote kommen in unterschiedlichen Formaten – schwieriger zu vergleichen
- Keine zentrale Geschichte aller Events und Hotels
- Schwer skalierbar: ab 5+ parallelen Events wird es unübersichtlich
RFP-Software und spezialisierte Plattformen
Wie es funktioniert
Der Planer füllt einen einheitlichen Online-Fragebogen aus. Die Plattform formatiert den RFP, versendet ihn gleichzeitig an die gewählten Hotels und empfängt Angebote in einem standardisierten Format, das direkte Vergleiche ermöglicht.
Stärken der RFP-Software
- Simultaner Versand an mehrere Hotels mit einem Klick
- Vergleichbare Angebote in standardisiertem Format
- Automatische Erinnerungen bei fehlenden Antworten
- Zentrales Archiv aller Events und Hotels
- Verifizierte Hotel-Datenbank mit aktuellen Profilen
Schwächen der RFP-Software
- Möglicherweise weniger Flexibilität bei der Personalisierung
- Nicht alle Hotels (besonders kleine, unabhängige) sind auf Plattformen vertreten
- Einarbeitungsaufwand von 1-2 Tagen
Vergleichsmatrix: Wann welchen Ansatz verwenden
| Profil | Empfehlung |
|---|---|
| 1-3 Events/Jahr, kleine Gruppen (<25 Personen) | Manuelle Verwaltung ausreichend |
| 4-10 Events/Jahr, mittlere Gruppen (25-100 Personen) | RFP-Software empfohlen |
| 10+ Events/Jahr oder parallele Events | RFP-Software unverzichtbar |
| MICE-Agentur oder Event-Abteilung im Unternehmen | Software + CRM-Integration |
Führende Plattformen im DACH-Markt
- Easy RFP: europäischer Fokus, kostenlos für Planer, verifizierte Hotel-Datenbank
- HRS Meetings & Events: starker DACH-Markt, Integration mit Firmen-Reisepolitik
- Cvent: weltweite Marktführer, besonders stark für internationale Großveranstaltungen
- MeetingPackage: schnelle Buchung für kleine Meetings ohne langen RFP-Prozess
Häufige Fragen
Ist Easy RFP kostenlos für Veranstaltungsplaner?
Ja. Easy RFP ist für Veranstaltungsplaner vollständig kostenlos. Die Plattform finanziert sich über die Hoteleite, nicht über Gebühren der Planer. Es gibt keine versteckten Kosten, Provisionen oder Abonnementgebühren für Organisatoren.
Was passiert, wenn das von mir gewünschte Hotel nicht auf der Plattform ist?
Bei Easy RFP können Sie auch Hotels einladen, die noch nicht auf der Plattform sind. Sie geben einfach die Kontakt-E-Mail des Hotels ein; das Hotel empfängt den RFP und kann direkt über die Plattform antworten oder per E-Mail.
Sehen die Hotels auf der Plattform, welche anderen Hotels angefragt wurden?
Nein. Hotels sehen auf Plattformen wie Easy RFP nicht, welche anderen Hotels Ihren RFP erhalten haben. Sie kennen nur ihre eigene Anfrage. Das schützt Ihre Verhandlungsposition.
Kann ich RFP-Software auch für interne Events (nur Mitarbeiter, keine externe Komponente) nutzen?
Ja. RFP-Plattformen sind nicht auf externe oder kommerzielle Events beschränkt. Für interne Schulungen, Strategie-Offsite oder Kick-offs ist der Prozess identisch – Sie suchen ein Hotel, vergleichen Angebote und buchen.
Wie sicher sind meine Event-Daten auf RFP-Plattformen?
Seriöse Plattformen wie Easy RFP sind DSGVO-konform und verarbeiten Ihre Daten nach europäischen Datenschutzstandards. Ihre Event-Details werden nur mit den Hotels geteilt, an die Sie den RFP gezielt versenden – nicht an Dritte oder für Werbezwecke.