Der Hotel-RFP-Prozess: Schritt für Schritt
Der RFP-Prozess für Hotelveranstaltungen hat eine klare Logik, die bei konsequenter Anwendung Zeit spart, bessere Konditionen erzeugt und Missverständnisse verhindert. Viele Planer improvisieren – was zu Verzögerungen, unvollständigen Angeboten und nachteiligen Verträgen führt.
Phase 1: Bedarfsermittlung (1-3 Tage)
Vor dem ersten RFP-Versand müssen folgende Parameter klar sein:
- Veranstaltungszweck und -format
- Teilnehmerzahl und Profil (intern/extern, Hierarchie)
- Datumsspanne und Flexibilität
- Zielort (festgelegt oder offen für Vorschläge)
- Genehmigtes Gesamtbudget
- Nicht verhandelbare Anforderungen (z.B. Maximaldistanz zum Flughafen)
Phase 2: Hotel-Longlist erstellen (1-2 Tage)
Erstellen Sie eine Liste von 4-8 Hotels, die Ihren Grundanforderungen entsprechen. Quellen:
- Eigene Erfahrungen und Kollegenempfehlungen
- MICE-Plattformen wie Easy RFP mit verifizierten Hotelprofilen
- Hotelketten-Portfolios mit MICE-Kompetenz
- Branchenverbände wie den MPI Germany Chapter oder den EVVC
Phase 3: RFP verfassen und versenden (1 Tag)
Verfassen Sie den RFP mit den 8 Pflichtbestandteilen (Überblick, Datum, Zimmer, Räume, F&B, Extras, Konditionen, Frist). Personalisieren Sie das Anschreiben für jedes Hotel. Versenden Sie alle RFPs gleichzeitig, um eine faire Vergleichsbasis zu schaffen.
Phase 4: Nachfassen und Angebote empfangen (3-7 Tage)
Falls nach 3 Tagen keine Empfangsbestätigung vorliegt, rufen Sie nach. Warten Sie nicht bis zum Ende der Frist, um Rückfragen zu klären. Ein schnell und klar antwortender Planer wird vom Hotel positiv wahrgenommen und erhält oft prioritäre Behandlung.
Phase 5: Angebote auswerten (1-3 Tage)
Erstellen Sie eine strukturierte Vergleichstabelle:
| Kriterium | Hotel A | Hotel B | Hotel C |
|---|---|---|---|
| Zimmertarif | €165 | €195 | €155 |
| Tagungsraum/Tag | €750 | Inkl. | €600 |
| DDR-Paket | €88/Person | €105/Person | €82/Person |
| Attrition-Quote | 75% | 80% | 75% |
| Storno-Frist (ohne Strafe) | 60 Tage | 90 Tage | 45 Tage |
| Comp Rooms | 1:20 | 1:25 | 1:20 |
Phase 6: Nachverhandlung (1-5 Tage)
Mit der Vergleichstabelle haben Sie Verhandlungsmacht. Gehen Sie zu 2-3 Finalisten mit konkreten Verbesserungswünschen zurück:
- Zimmerpreis um X% senken
- Raummiete in Paket integrieren
- Attrition-Quote auf 70% reduzieren
- Storno-Frist ohne Strafe auf 45 Tage reduzieren
Phase 7: Hausbesichtigung / Site Inspection (optional, 1 Tag)
Für Events mit einem Auftragswert über €20.000 oder mehr als 80 Teilnehmern empfiehlt sich eine persönliche Besichtigung. Das Hotel übernimmt oft die Anreisekosten als Investition in den Abschluss.
Phase 8: Entscheidung und Vertragsunterzeichnung (1-3 Tage)
Informieren Sie alle Hotels über das Ergebnis. Verhandeln Sie die endgültigen Vertragsdetails, prüfen Sie alle Klauseln sorgfältig und unterzeichnen Sie. Überweisen Sie die Anzahlung erst, wenn der Vertrag von beiden Seiten unterschrieben ist.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der gesamte RFP-Prozess von Anfang bis zum unterschriebenen Vertrag?
Für eine Veranstaltung mit 30-80 Personen: 3-6 Wochen. Für größere Events (100-300 Personen): 6-10 Wochen. Der größte Zeitfresser ist oft die interne Genehmigung des Budgets – holen Sie diese vor dem ersten RFP-Versand ein.
Was tun, wenn kein Hotel ein Angebot innerhalb der Frist einschickt?
Rufen Sie die Hotels an und fragen Sie nach dem Status. Wenn keine Angebote kommen, überprüfen Sie Ihren RFP: zu vage, Budget nicht im Bereich, Datum zu restriktiv, oder die Hotels haben schlicht keine Verfügbarkeit. Passen Sie mindestens einen dieser Parameter an.
Kann ich den RFP-Prozess mit einer Plattform automatisieren?
Ja. Plattformen wie Easy RFP übernehmen das Versenden an mehrere Hotels, die strukturierte Sammlung von Angeboten und die Basis-Vergleichsauswertung. Der menschliche Part – Verhandlung, Site Inspection, Vertragsprüfung – bleibt beim Planer.
Wie gehe ich mit einem Hotel um, das nachfragt, wer sonst noch gebeten wurde?
Sie müssen die anderen Hotels nicht nennen. Eine diplomatische Antwort: 'Wir haben verschiedene Häuser angefragt, die unseren Anforderungen entsprechen, ohne die Namen zu nennen.' Hotels, die auf diese Information bestehen, wollen wissen, wer die Konkurrenz ist – das ist legitimes Interesse, aber keine Auskunftspflicht für Sie.
Muss ich auch Hotels informieren, die ich nicht gewählt habe?
Ja. Es ist professionelle Praxis und wichtig für Ihre Reputation als Planer, alle Hotels über das Ergebnis zu informieren – auch die nicht gewählten. Eine kurze E-Mail mit Dank und einem Satz zur Begründung (Budgetgründe, Kapazität, Lage) reicht aus. Diese Hotels könnten Ihr erster Ansprechpartner für das nächste Event sein.