Multi-City Sourcing: Hotel-RFP für mehrere Standorte koordinieren
Events an mehreren Standorten gleichzeitig – ob simultane Regionen-Konferenzen, europaweite Roadshows oder parallele Trainingsrunden – stellen besondere Anforderungen an den Sourcing-Prozess. Dieses Format erfordert mehr Koordination, bietet aber auch mehr Verhandlungsmacht durch das Gesamtvolumen.
Wann macht Multi-City-Sourcing Sinn?
- Veranstaltungen mit regional verteilten Teams, bei denen Anreise zu einem Zentral-Standort ineffizient wäre
- Roadshows mit demselben Programm in 4-8 Städten
- Hybride Events mit regionalen Hubs (Präsenz-Satelliten)
- Kaskadierende Schulungen (selbes Programm, verschiedene Gruppen, verschiedene Städte)
Strategie 1: Rahmenabkommen mit Hotelkette
Wenn Ihre Veranstaltungen regelmäßig an denselben Standorten stattfinden, ist ein Rahmenvertrag mit einer Kette, die dort vertreten ist, die effizienteste Option:
- Eine zentrale Verhandlung für alle Standorte
- Einheitliche Konditionen (Attrition, Storno, Zahlungsstruktur)
- Volumenrabatt auf das Jahresgesamt-Revenue
- Dedizierter Account Manager für alle Anfragen
Strategie 2: Parallele RFPs an alle Standorte
Für gelegentliches Multi-City-Sourcing ohne Rahmenwerkvertrag: Senden Sie denselben RFP gleichzeitig an Hotels in jeder Zielstadt, mit denselben Anforderungen und demselben Zeitplan.
Wichtig dabei:
- Gleiche Antwortfrist für alle Städte
- Gleiche Bewertungskriterien für alle Angebote
- Hinweis im RFP auf das Gesamtvolumen ('Wir planen dieselbe Veranstaltung in 5 Städten'), um das Hotel zu motivieren, kompetitive Angebote zu erstellen
Koordinationsaufwand und Tools
Bei 4+ simultanen Standorten wird die Koordination ohne Unterstützungs-Tool schnell unübersichtlich. Empfohlen:
- Zentrale Tabelle mit allen Hotels, Antwort-Status, Angebotskonditionen
- Einheitliche Dateinamen für alle Angebote (Stadt_Hotel_Datum.pdf)
- Dedizierter Ordner pro Standort
- Wöchentliches Koordinations-Meeting (intern), wenn das Team größer ist
Preisvergleich ausgewählter Städte (2026, 4-Sterne, DDR)
| Stadt | DDR niedrig | DDR mittel | DDR hoch |
|---|---|---|---|
| München | €80 | €115 | €165 |
| Frankfurt | €75 | €105 | €155 |
| Berlin | €65 | €90 | €130 |
| Hamburg | €70 | €100 | €145 |
| Wien (Österreich) | €70 | €100 | €145 |
| Zürich (Schweiz) | €120 | €160 | €220 |
| Amsterdam | €80 | €110 | €155 |
| Warschau | €45 | €65 | €90 |
Verträge und Konditionen bei Multi-City-Events
Verhandeln Sie Unified Terms: alle Hotels sollen dieselben Storno- und Attrition-Bedingungen akzeptieren. Das erleichtert das interne Management erheblich und reduziert das Risiko unerwarteter Abweichungen pro Standort.
Häufige Fragen
Kann ich mit Easy RFP auch Multi-City-Sourcing betreiben?
Ja. Easy RFP ermöglicht das gleichzeitige Versenden desselben RFPs an Hotels in verschiedenen Städten und das zentrale Vergleichen der eingehenden Angebote in einem einzigen Dashboard. Das ist erheblich effizienter als paralleles E-Mail-Management.
Wie koordiniere ich die Zeitzonenunterschiede bei europaweitem Multi-City-Sourcing?
Für westeuropäische Städte (GMT bis CET) sind die Unterschiede gering. Wenn Sie Standorte in der Türkei (TRT+3) oder Israel (IST+3) einbeziehen, koordinieren Sie Antwortfristen in UTC, um Missverständnisse zu vermeiden.
Sollte ich alle Standorte bei derselben Kette buchen oder Hotels mischen?
Eine einzige Kette bietet administrative Vereinfachung; Hotels aus verschiedenen Ketten können qualitativ besser für spezifische Standorte sein. Für die erste Multi-City-Veranstaltung empfiehlt sich eine Kette mit breiter Präsenz; für regelmäßige Events lohnt sich der stadtspezifische Qualitätsvergleich.
Wie gehe ich mit Qualitätsunterschieden zwischen den Standorten um?
Nicht alle Hotels an allen Standorten werden identisch sein. Kommunizieren Sie Qualitätsunterschiede intern mit Beispielen: 'Der Hamburger Standort ist leicht schlechter als Frankfurt, aber das beste verfügbare Hotel in diesem Budget.' Transparenz verhindert Beschwerden.
Ist Multi-City-Sourcing auch für kleine Gruppen (unter 25 Personen pro Stadt) sinnvoll?
Für sehr kleine Gruppen lohnt sich der Aufwand eines strukturierten RFP-Prozesses pro Standort weniger. Hier ist eine direkte Buchung über das Hotel-Buchungssystem oder eine einfache Telefonreservierung oft effizienter.