Hotel-RFP schreiben: Schritt-für-Schritt-Anleitung

· Easy RFP Redaktion

Ein gut geschriebener Hotel-RFP (Request for Proposal) ist der Grundstein für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung. Hotels erhalten täglich Dutzende von Anfragen; Ihr RFP muss sich abheben und alle notwendigen Informationen liefern, damit das Hotel ein präzises und wettbewerbsfähiges Angebot erstellen kann.

Was ist ein Hotel-RFP und warum ist er wichtig?

Ein Hotel-RFP ist eine strukturierte Anfrage, in der der Veranstalter dem Hotel seine Bedürfnisse mitteilt und eine Angebotsunterbreitung anfordert. Ein präziser RFP hat folgende Vorteile:

  • Hotels können schneller und genauer antworten.
  • Angebote sind besser vergleichbar, weil alle auf denselben Spezifikationen basieren.
  • Missverständnisse und nachträgliche Änderungen werden minimiert.
  • Sie signalisieren Professionalität und Ernsthaftigkeit – was zu besseren Konditionen führt.

Die 8 Pflichtbestandteile eines Hotel-RFPs

1. Veranstaltungsübersicht

Name des Events, veranstaltende Organisation, Branche/Sektor, Zweck der Veranstaltung (Schulung, Strategie, Incentive, Kongress), geschätzte Teilnehmerzahl und Profil der Teilnehmer.

2. Datum und Flexibilität

Exaktes Datum oder Datumsbereich. Geben Sie an, ob Sie Flexibilität von ±7 Tagen haben – das kann die Tarife erheblich verbessern und die Auswahl der Hotels erweitern.

3. Zimmerbedarf

Anzahl der benötigten Zimmer pro Nacht, Zimmertypen (Einzel, Doppel, Suite), Verpflegungsart (nur Übernachtung, Frühstück, Halbpension) und Anzahl der Nächte.

4. Tagungsraumkapazitäten

Anzahl der benötigten Räume, Mindestkapazität pro Raum (in Personen und m²), gewünschte Bestuhlung (Theater, Schulung, U-Form, Bankett), Öffnungszeiten.

💡 Experten-Tipp: Geben Sie immer die Mindestfläche in m² für Tagungsräume an – nicht nur die Personenzahl. Hotels tendieren dazu, die kleinstmögliche Konfiguration anzubieten, wenn keine Flächenvorgabe gemacht wird. „50 Personen in U-Form, mindestens 80 m²" verhindert unangenehme Überraschungen.

5. Verpflegungsbedarf (F&B)

Kaffeepausen (Anzahl und Zeitplan), Mittagessen (Büfett oder Menü), Abendessen (Anzahl der Abende, Stil). Nennen Sie bekannte Ernährungseinschränkungen im Überblick (z.B. „ca. 15% vegetarisch, 5% glutenfrei").

6. Zusatzleistungen

Parkmöglichkeiten, Shuttle-Service vom/zum Flughafen, Dekoration, Fotograf, Team-Building-Aktivitäten, Spa-Nutzung. Nicht alle müssen gebucht werden – aber im RFP erwähnt, erleichtern sie den Vergleich.

7. Vertragskonditionen

Gewünschte Attrition-Quote, Stornierungsbedingungen (mindestens Staffelung mit 3 Zeitpunkten), Force-Majeure-Klausel und Zahlungsstruktur (wann Anzahlung, wann Restzahlung).

8. Entscheidungskriterien und Antwortfrist

Bis wann soll das Hotel antworten (Standard: 5-7 Werktage)? Was sind Ihre drei wichtigsten Entscheidungskriterien? Wann wird die Entscheidung fallen?

Häufige Fehler beim Schreiben von Hotel-RFPs

  • Zu vage: „Wir brauchen einige Zimmer und Räume" ist nicht ausreichend. Geben Sie konkrete Zahlen.
  • Kein Budget genannt: Ohne Budget-Orientierung wird das Hotel eine Maximalpreis-Offerte erstellen. Ein Budgetrahmen führt zu realistischeren Angeboten.
  • Identisches Schreiben an alle Hotels: Personalisieren Sie die Anrede und erwähnen Sie ein spezifisches Merkmal des Hotels, das Sie angesprochen hat.
  • Kein Antwortdeadline: Ohne Frist fehlt die Dringlichkeit. Das Hotel priorisiert Anfragen mit Deadline.

RFP-Vorlage (Kurzversion)

ANFRAGE ZUR ANGEBOTSERSTELLUNG (RFP)
Veranstaltung: [Name]
Organisation: [Firma]
Kontakt: [Name, E-Mail, Telefon]
Datum: [exakt oder Bereich]
Teilnehmer: [Anzahl]
Zimmer: [Anzahl Einzelzimmer, Doppelzimmer] × [Nächte]
Tagungsräume: [Beschreibung]
Verpflegung: [Pausen, Mittagessen, Abendessen]
Antwortfrist: [Datum]
Hauptentscheidungskriterien: [Preis / Lage / Kapazität]

Mit Easy RFP können Sie diesen Prozess automatisieren: Einmal ausfüllen, simultan an mehrere Hotels versenden und Angebote strukturiert vergleichen.

Häufige Fragen

Wie lang sollte ein Hotel-RFP sein?

Der erste RFP sollte maximal 1-2 Seiten lang sein. Alle wesentlichen Informationen passen in dieses Format. Ein zu langer RFP (5+ Seiten) für eine erste Anfrage signalisiert Überspecifikation und kann Hotels abschrecken. Details werden in der Nachverhandlung geklärt.

An wie viele Hotels sollte ich einen RFP senden?

3 bis 6 Hotels ist der Goldene Schnitt. Mit 3 haben Sie ausreichend Vergleich; mit 6 wird die Auswertung schon zeitaufwendig. Mehr als 6 Hotels führt dazu, dass jedes Hotel weiß, dass es stark konkurriert, und weniger in die Angebotsqualität investiert.

Soll ich das Budget im RFP nennen?

Ja, ein Budget-Bereich (z.B. 'Budget €35.000-45.000 gesamt') hilft Hotels, passende Angebote zu erstellen und filtert unpassende Partner heraus. Die Angst, das Budget preiszugeben, ist verständlich, führt aber zu weniger vergleichbaren Angeboten und mehr Verhandlungsrunden.

Wie unterscheidet sich ein RFP für ein Incentive-Reise von einem für eine Tagung?

Ein Incentive-RFP betont Erlebnisse, Aktivitäten und die Qualität des Ambientes. Ein Tagung-RFP fokussiert auf Raumkapazitäten, Tagungstechnik und die Logistik für Arbeitsgruppen. Beide teilen den gleichen Grundaufbau (Datum, Teilnehmer, Budget), unterscheiden sich aber in den Gewichtungen.

Wie gehe ich mit Hotels um, die nicht auf meinen RFP reagieren?

Ruf nach 3 Werktagen kurz an und bestätige den Eingang. Wenn nach einem weiteren Werktag keine Reaktion kommt, streiche das Hotel von Ihrer Liste. Ein Hotel, das einen RFP ignoriert, wird auch im späteren Zusammenarbeitsprozess unzuverlässig sein.