F&B-Minimum im Hotelvertrag: Vollständige Erklärung
Das F&B-Minimum (Food & Beverage Minimum) ist eine Vertragsklausel, die oft Verwirrung stiftet und manchmal zu unangenehmen Überraschungen bei der Abrechnung führt. Dieser Leitfaden erklärt, wie das F&B-Minimum funktioniert und wie Sie beim Verhandeln die richtigen Fragen stellen.
Was ist das F&B-Minimum?
Das F&B-Minimum ist ein vertraglicher Mindestumsatz, den der Veranstalter im Bereich Verpflegung (Essen und Getränke) beim Hotel erzielen muss. Es dient dem Hotel als Umsatzgarantie für seine Küche und sein Servicepersonal.
Typische Formulierung: „Der Veranstalter verpflichtet sich, während der Veranstaltung Speisen und Getränke im Wert von mindestens €X (netto) beim Hotel zu beziehen."
Warum verlangen Hotels ein F&B-Minimum?
Die wirtschaftliche Logik des Hotels: Saalmietkosten sind oft niedrig angesetzt, weil das Hotel auf den F&B-Umsatz setzt, um die Vollkosten (Personal, Küche, Service) zu decken. Ohne F&B-Minimum könnten Veranstalter einen billigen Tagungsraum buchen und das Essen mitbringen – das wäre für das Hotel defizitär.
Wie wird das F&B-Minimum berechnet?
Die Berechnung folgt verschiedenen Methoden:
- Pro Person und Tag: €X × Teilnehmerzahl × Veranstaltungstage
- Als Pauschalwert: Mindestumsatz von €Y für das gesamte Event
- Als DDR-Kombination: Im Day Delegate Rate ist das F&B-Minimum bereits eingebettet
Was zählt zum F&B-Minimum?
Nicht alle Verpflegungsleistungen zählen automatisch zum F&B-Minimum. Klären Sie im Vertrag:
- ☑ Kaffeepausen, Mittagessen, Abendessen: zählen üblicherweise
- ☑ Aperitiv und Cocktailempfang: zählen üblicherweise
- ☑ Mineralwasser in der Tagungsmappe: meistens ja
- ☐ Alkohol über eine bestimmte Preisklasse hinaus: manchmal separate Abrechnung
- ☐ Dienstleistungen (Service-Gebühren, Korkgeld): oft nicht
- ☐ Zimmerservice: selten
Konsequenzen bei Unterschreitung des F&B-Minimums
Wenn der tatsächliche F&B-Umsatz unter dem Minimum bleibt, muss der Veranstalter die Differenz zahlen – unabhängig davon, ob das Essen gegessen wurde oder nicht. In manchen Verträgen wird dieser Differenzbetrag als „Handling Fee" oder „F&B Shortfall Charge" ausgewiesen.
Verhandlungsstrategien beim F&B-Minimum
- Niedrigeres Minimum, niedrigere Saalmiete: Schlagen Sie vor, Saalmiete und F&B-Minimum gemeinsam zu verhandeln, nicht einzeln.
- Flexibilität bei der Menüwahl: Vereinbaren Sie, dass Sie zwischen Menüoptionen wechseln können, solange das Gesamtminimum erreicht wird.
- Einrechnung von Zimmerservice: Bei mehrtägigen Veranstaltungen kann der Zimmerservice der Übernachtungsgäste auf das F&B-Minimum angerechnet werden.
- Contingency-Puffer: Verhandeln Sie 10-15% Toleranz bei der F&B-Abrechnung für Schwankungen bei der Teilnehmerzahl.
Häufige Fragen
Kann ich eigenes Catering mitbringen, um das F&B-Minimum zu umgehen?
In der Regel nicht. Hotels lassen externes Catering nur in Ausnahmefällen zu und erheben dabei ein 'Korkgeld' (Corkage Fee), das die F&B-Marge des Hotels kompensiert. Eigenes Catering hebt das F&B-Minimum nur auf, wenn dies im Vertrag explizit vereinbart ist.
Gilt das F&B-Minimum auch, wenn die Veranstaltung kleiner wird als geplant?
Das F&B-Minimum ist oft an die ursprüngliche Teilnehmerzahl geknüpft. Verhandeln Sie eine Anpassungsklausel: Wenn die Teilnehmerzahl um mehr als 20% sinkt, wird das F&B-Minimum proportional reduziert.
Wie unterscheidet sich das F&B-Minimum vom DDR (Day Delegate Rate)?
Das DDR ist ein Paketpreis pro Person pro Tag, der alles (Raum, AV, Pausen, Mittagessen) bündelt. Das F&B-Minimum ist ein absoluter Mindestumsatz für Verpflegung. Bei DDR-Buchungen ist das F&B-Minimum oft bereits implizit durch den Paketpreis abgedeckt.
Was passiert, wenn ich mehr als das F&B-Minimum verbrauche?
Hervorragende Situation für Sie – das Hotel freut sich, und Sie zahlen nur für das, was Sie tatsächlich verbraucht haben (zuzüglich dem Minimum, falls relevant). Wenn Sie wissen, dass Sie das Minimum deutlich übersteigen werden, nutzen Sie das als Verhandlungsargument für bessere Konditionen.
Werden Trinkgelder auf das F&B-Minimum angerechnet?
In Deutschland ist es unüblich, Trinkgelder vertraglich auf das F&B-Minimum anzurechnen. Service-Charges (oft 10-15% auf den Netto-Rechnungsbetrag) zählen ebenfalls meist nicht zum F&B-Minimum. Prüfen Sie die Definition im Vertrag sorgfältig.