Breakout-Räume optimal planen: Wie viele brauchen Sie, wie werden sie eingerichtet und was kostet die Zusatzmiete? Vollständiger Leitfaden.
Dieser Leitfaden beantwortet die wichtigsten Fragen rund um das Thema Was sind Breakout-Räume bei Konferenzen und gibt Ihnen praktische Tipps für Ihren nächsten Event.
Breakout-Räume (auch Nebenräume oder Break-out-Sessions-Räume) sind kleinere Räume, die zusätzlich zum Hauptkonferenzsaal genutzt werden. Sie ermöglichen parallele Workshops, Kleingruppen-Diskussionen, Networking-Sessions und vertrauliche Meetings während der Hauptveranstaltung.
Als Faustregel gilt: planen Sie 1 Breakout-Raum für je 20–30 Teilnehmer, wenn parallele Sessions stattfinden sollen. Für eine Konferenz mit 100 Teilnehmern, die in 4 Gruppen aufgeteilt werden, benötigen Sie also 4 Breakout-Räume mit je 25 Sitzplätzen.
Breakout-Räume werden von Hotels zusätzlich zum Hauptraum berechnet oder in einer erweiterten Tagungspauschale inkludiert. Die Kosten liegen typischerweise bei 50–300 Euro pro Raum pro Tag, abhängig von Größe und Ausstattung. Bei großen Veranstaltungen ist die Verhandlung von Breakout-Räumen als Teil des Gesamtpakets möglich.
Breakout-Räume werden je nach Nutzung eingerichtet: Stuhlkreis oder Inseltische für Gruppenarbeit und Diskussion, Klassenzimmerstil für Workshops mit Schreibbedarf, U-Form für interaktive Präsentationen und Brainstorming, oder locker als Networking-Lounge mit Stehtischen. Gute Hotels helfen bei der optimalen Konfiguration.
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