Preisliste fuer AV-Technik bei Tagungen und Konferenzen 2026. Beamer, LED-Wand, Beschallungsanlage, Licht. Was Sie erwarten koennen.
AV-Technik ist nach Raummiete und Catering der drittgroesste Kostentreiber bei Tagungen. Viele Event-Planer werden von AV-Rechnungen ueberrascht, weil sie die Technikkos ten nicht in ihrer Tagungspauschale beruecksichtigt haben. Dieser Guide gibt Transparenz ueber reale Marktpreise.
Standard-Tagungspauschalen (45-90 EUR/Person) enthalten in Deutschland meist: 1 Beamer oder Flatscreen-Bildschirm, 1 Leinwand, 1 Flipchart, 1 Moderationswand, Basisbeleuchtung und 1 Lavaliermikrofon (Ansteckmikrofon). NICHT enthalten sind typischerweise: LED-Wand, Simultandolmetscher-Equipment, Buehnenbeleuchtung, professionelle Beschallungsanlage und Hybrid-Streaming-Equipment.
| Geraet/Leistung | Budget | Professional | Premium |
|---|---|---|---|
| Beamer (5.000-10.000 Lumen) | 100-250 EUR/Tag | 300-600 EUR/Tag | 700+ EUR/Tag |
| LED-Videowand (5x3m) | -- | 1.500-3.000 EUR/Tag | 4.000+ EUR/Tag |
| Drahtloses Handmikrofon | 80-150 EUR/Tag | 150-300 EUR/Tag | -- |
| Beschallungsanlage (200 Personen) | 300-600 EUR/Tag | 700-1.500 EUR/Tag | 2.000+ EUR/Tag |
| Buehnenbeleuchtung (Event-Licht) | 200-500 EUR/Tag | 600-1.500 EUR/Tag | 2.000+ EUR/Tag |
| Hybrid-Streaming-Setup | 500-1.200 EUR/Tag | 1.500-4.000 EUR/Tag | 5.000+ EUR/Tag |
| Simultandolmetscher-Equipment (2 Sprachen) | -- | 800-1.500 EUR/Tag | 2.000+ EUR/Tag |
| Techniker vor Ort (Aufbau+Event) | 400-700 EUR/Tag | 800-1.500 EUR/Tag | 2.000+ EUR/Tag |
Viele Tagungshotels erlauben das Mitbringen eigener AV-Technik oder beauftragter externer AV-Dienstleister. Das spart oft 30-50% gegenueber dem hotel-internen Angebot. Klaren Sie diesen Punkt in Ihrer RFP-Anfrage explizit: "Darf ich externen AV-Dienstleister mitbringen?" Einige Hotels erheben eine "Hauseigentechnik-Gebuehr", wenn externe Technik verwendet wird -- auch das sollte verhandelt werden.
Flatscreen-Bildschirm (75-85 Zoll), 1 Tischmikrofon, HDMI-Anschluss. Gesamtkosten AV: 0-200 EUR (meist in Pauschale enthalten).
Beamer mit Leinwand (2.5x4m), Beschallungsanlage, 2-3 Handmikrofone. Gesamtkosten AV: 500-1.500 EUR.
LED-Wand oder 2+ Beamer, professionelle Beschallungsanlage mit Line-Array, Buehnenbeleuchtung, Technik-Regie. Gesamtkosten AV: 3.000-15.000 EUR.
Erfahrene Event-Planer rechnen AV-Technik als 10-20% des Gesamtbudgets. Bei einer Tagung mit 50.000 EUR Gesamtbudget: 5.000-10.000 EUR fuer AV einplanen. Wer die Technik erst beim Angebot erhaelt, ist oft negativ ueberrascht. Gute RFP-Anfragen spezifizieren AV-Anforderungen von Anfang an.
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Jetzt kostenlos startenTagungstechnik (Beamer, Mikrofon, Flipchart) ist auf Praesentation und Diskussion ausgerichtet. Eventtechnik (LED-Wand, Line-Array-Beschallung, Buehnenbeleuchtung) zielt auf Inszenierung und Erlebnis. Die Grenzen verschwimmen bei grossen Jahrestagungen, die beide Elemente kombinieren. Die Kosten unterscheiden sich erheblich: Tagungstechnik 200-2.000 EUR, professionelle Eventtechnik 5.000-50.000+ EUR.
Bei Events bis 30 Personen mit einfacher Technik: nein. Bei mittleren bis grossen Events (50+ Personen): ja, dringend empfohlen. AV-Probleme (Mikrofonausfall, Beamer-Absturz, Streaming-Abbruch) koennen ein ganzes Event ruinieren. Ein Techniker vor Ort kostet 400-1.500 EUR pro Tag und ist bei grossen Events Pflicht.
Beide Optionen sind moeglich. Hotels mit eigener AV-Abteilung (grosse Kettenhotels, Kongresshotels) vermieten Technik zu eigenen Preisen. Externe AV-Dienstleister (z.B. Gahrens + Battermann, Wefex, MCI) sind oft 20-40% guenstiger. Fragen Sie das Hotel, ob externe Dienstleister erlaubt sind. Manche Hotels verlangen eine 'Liegegebuehr' fuer externmitgebrachte Technik.
Fuer einen Konferenzsaal mit 100 Personen benoetigen Sie eine Beschallungsanlage mit 1-2 kW RMS-Leistung fuer klare Sprachverstaendlichkeit. Fuer Musikbeschallung bei Abendveranstaltungen: 3-5 kW. Als Faustregel gilt: 10-15W pro Person fuer Sprachbeschallung. Das Hotel sollte Ihnen technische Spezifikationen auf Anfrage nennen koennen.